คู่มือปิดงวดบัญชี (GL)

เช็กลิสต์ปิดงวดบัญชีรายเดือนและปิดบัญชีสิ้นปี 8 ขั้นตอน พร้อมคู่บัญชีปรับปรุง

ปิดงวด & ปิดปีบัญชี • 14 พฤศจิกายน 2569 • อ่าน 11 นาที

การปิดงวดบัญชีไม่ควรเป็นการไล่แก้ตัวเลขแบบฉุกละหุกหลังจบเดือน ยิ่งกิจการวางเช็กลิสต์เป็นลำดับที่แน่นอนตั้งแต่เอกสารต้นทาง กระทบยอด รายการปรับปรุงพร้อมกลับรายการ ผ่านรายการ จนถึงล็อกงวด ตัวเลขในงบทดลองและงบการเงินก็จะนิ่งเร็วขึ้นและพร้อมตรวจรับรองได้ทันที

เช็กลิสต์ปิดงวดรายเดือนและปิดบัญชีสิ้นปี 8 ขั้นตอน

1. ปิดเอกสารปฏิบัติการต้นทางให้ครบ: ตรวจสอบใบรับสินค้า เอกสารซื้อ–ขาย เอกสารรับคืน–ส่งคืน รับจ่ายชำระหนี้ และเช็คผ่าน (CHP/CPP) ในเดือนนั้นให้เรียบร้อย
2. กระทบยอดธนาคารและตรวจรายงานภาษี: นำเข้า Bank Statement เพื่อลงค่าธรรมเนียมและพิสูจน์ยอดผลต่างเป็น 0.00 บาท พร้อมกระทบยอดภาษีซื้อ–ภาษีขายและภาษีหัก ณ ที่จ่าย (ภ.พ.30, ภ.ง.ด.3/53)
3. คำนวณค่าเสื่อมราคาและปรับปรุงอัตราแลกเปลี่ยนสิ้นงวด: กดโอนค่าเสื่อมราคารายเดือนเข้า GL และหากมีลูกหนี้–เจ้าหนี้สกุลต่างประเทศให้รันปรับปรุงกำไร/ขาดทุน FX สิ้นงวด (รุ่น Professional ขึ้นไป) ระบบจะสร้างใบกลับรายการ FX ต้นงวดถัดไปให้อัตโนมัติ
4. บันทึกรายการปรับปรุงสิ้นเดือนด้วย Recurring Journal & ตารางตัดจ่าย: ใช้แถบ ต้นแบบรายการรายวันประจำ ในหน้าจอข้อมูลรายวัน (มี 5 แม่แบบมาตรฐานพร้อมใช้) สำหรับตั้งค้างรับ–ค้างจ่าย และใช้เมนู ตารางตัดจ่ายค่าใช้จ่ายล่วงหน้า & รายได้รอตัดบัญชี (รองรับวิธีตามวันจริง Actual/365 หรือเฉลี่ยรายเดือน สูงสุด 240 งวด ปัดเศษงวดสุดท้ายตรงยอดสัญญา)
5. รันเมนู ตรวจสอบความถูกต้อง และ ประมวลผลจากข้อมูลรายวัน: เปิดเมนู บัญชี › ตรวจสอบ ผ่านรายการ และประมวลผลบัญชี เพื่อสแกนหาใบสำคัญที่ขาดประเภทเอกสาร เผลอใช้บัญชีคุมแทนบัญชีย่อย ยอดเดบิตไม่เท่าเครดิต หรือบิลที่ยังไม่ได้ลง GL แล้วสั่งประมวลผลเติมใบสำคัญที่ขาด (ระบบไม่เขียนทับใบสำคัญที่นักบัญชีแก้เอง)
6. ผ่านรายการเป็นชุด (Post) และกดสร้าง Reversing Entry ต้นงวดถัดไป: ค้นหาใบสำคัญที่สถานะ "รอผ่านรายการ" แถวที่มีข้อผิดพลาดระบบจะล็อกไม่ให้ติ๊กเลือก ส่วนใบที่ถูกต้องติ๊กผ่านรายการได้พร้อมกันทั้งชุด และเปิดใบปรับปรุงค้างรับ/ค้างจ่ายเพื่อกดปุ่ม กลับรายการ (สลับเดบิต–เครดิต) ระบบจะออกใบใหม่ลงวันที่ 1 เดือนถัดไปให้อัตโนมัติ
7. ตรวจงบทดลอง กระดาษทำการ และประมวลผลปิดงวด/ปิดปี: เปิดเมนูสอบถามงบทดลองและกระดาษทำการบนหน้าจอ ตั้งค่าตัวกรอง 4 ตัวเลือกให้เหมาะ (แสดงยอดสุทธิ, แสดงยอดปรับปรุง, รวมรายการปิดบัญชี, รวมรายการยกไป) เมื่อตรวจเสร็จให้ใช้เมนู สรุปบัญชีสินค้าและต้นทุนขาย, ประมวลผลสิ้นงวด และ ประมวลผลสิ้นปี (มีตัวอย่างผลคำนวณให้ตรวจก่อนกดบันทึกจริง ปิดหมวด 4–5 เข้า 3210-00 กำไรสะสม)
8. ล็อกงวดบัญชี (Period Lock): เข้าเมนู เริ่มต้น › ตั้งค่าระบบบัญชีและภาษี › กำหนดงวดบัญชี เปลี่ยนสถานะงวดจาก 0. เปิดใช้งาน เป็น 1. ปิดงวดบัญชี เพื่อป้องกันการแก้ไข ยกเลิก หรือเพิ่มเอกสารย้อนหลัง และเมื่อปิดสิ้นปีจึงส่งออกไฟล์ DBD e-Filing (สบช.3) และจัดทำกระดาษทำการ ภ.ง.ด.50

คู่บัญชีรายการปรับปรุง 4 ประเภท + รายการกลับรายการ (Reversing Entry)

เพื่อให้เข้าใจหลักการเกณฑ์คงค้าง (Accrual Basis) และแยกชัดว่าคู่ไหนต้องทำกลับรายการวันที่ 1 เดือนถัดไป ด้านล่างคือตารางคู่บัญชีครบทั้ง 4 กรณีที่สมดุลเดบิตเท่ากับเครดิตทุกตาราง

1. ค่าใช้จ่ายค้างจ่าย (Accrued Expense) + กลับรายการต้นงวด

ตัวอย่างค่าไฟฟ้าเดือนตุลาคมที่ใช้งานจริงแล้วแต่บิลยังไม่มา ประมาณการจากหน่วยมิเตอร์ 14,500.00 บาท ณ 31 ต.ค. และกดกลับรายการในวันที่ 1 พ.ย. เพื่อรอรับบิลจริงโดยไม่นับค่าใช้จ่ายซ้ำ

2. รายได้ค้างรับ (Accrued Revenue) + กลับรายการต้นงวด

ตัวอย่างกิจการให้บริการเสร็จสิ้นภายใน 31 ต.ค. มูลค่า 32,000.00 บาท แต่รอออกใบแจ้งหนี้วางบิลเดือนพฤศจิกายน จึงตั้งรายได้ค้างรับสิ้นเดือนและกดกลับรายการวันที่ 1 พ.ย.

3. ตัดจ่ายค่าใช้จ่ายจ่ายล่วงหน้า (Prepaid Expense — ไม่กลับรายการ)

ตัวอย่างจ่ายเบี้ยประกันภัยรายปีล่วงหน้า 24,000.00 บาท ทยอยตัดเป็นค่าใช้จ่ายประจำเดือนละ 2,000.00 บาท (1/12) ผ่านเมนูตารางตัดจ่ายค่าใช้จ่ายล่วงหน้า

4. รับรู้รายได้รับล่วงหน้า (Deferred Revenue — ไม่กลับรายการ)

ตัวอย่างรับค่าบริการบำรุงรักษารายปีล่วงหน้าจากลูกค้า 36,000.00 บาท (ไม่รวม VAT) พักไว้ในหนี้สินหมุนเวียน และทยอยรับรู้เป็นรายได้เดือนละ 3,000.00 บาท

คำถามที่พบบ่อย (FAQ)

บทความที่เกี่ยวข้อง

• กระทบยอดเงินฝากธนาคาร (Bank Reconciliation) และทะเบียนเช็ครับ–เช็คจ่าย
• ทะเบียนสินทรัพย์ถาวร ค่าเสื่อมราคาบัญชี vs ภาษี การขาย และเช่าซื้อ
• ส่งงบการเงิน DBD e-Filing ต้องเตรียมอะไรบ้าง
• ลงบัญชีอัตโนมัติ บันทึกครั้งเดียว เดบิตเท่าเครดิต