คู่มือการเงินและบัญชี
กระทบยอดเงินฝากธนาคาร (Bank Reconciliation) และคุมทะเบียนเช็ครับ–เช็คจ่ายครบวงจร
สิ้นเดือนทีไร ยอดเงินคงเหลือในใบแจ้งยอดธนาคาร (Bank Statement) มักไม่ตรงกับยอดในสมุดบัญชีแยกประเภท (GL) เพราะเช็คค้างจ่าย เงินฝากระหว่างทาง ค่าธรรมเนียมธนาคาร และเช็คคืน บทความนี้สรุปวิธีจัดทำงบพิสูจน์ยอดเงินฝากธนาคาร คู่บัญชีเดบิต=เครดิตครบทุกขั้นตอน และวิธีนำเข้า Statement บน BC Ai Account
DIRECT ANSWER · สรุปสำคัญ
คำตอบสั้น: การกระทบยอดเงินฝากธนาคาร (Bank Reconciliation) คือการปรับปรุงความแตกต่างด้านเวลาระหว่างยอดตาม Bank Statement กับยอดตามสมุดบัญชี (GL) ให้บรรจบเป็นยอดเงินฝากที่ถูกต้องตรงกัน ผลต่าง 0.00 บาท โดยใน BC Ai Account สามารถนำเข้าไฟล์สเปรดชีตหรือ CSV จาก 7 ธนาคารหลัก จับคู่รายการอัตโนมัติในช่วง ±5 วันแม่นยำระดับทศนิยมสตางค์ บันทึก JV ค่าธรรมเนียมอัตโนมัติ และติดตามเช็ครับ–เช็คจ่ายทั้งวงจรตั้งแต่วันรับ/สั่งจ่ายจนเคลียริ่งผ่านหรือคืนเช็ค
4 สาเหตุหลักที่ยอด Statement ไม่ตรงกับสมุดบัญชี (GL)
ก่อนปรับรายการ ต้องแยกให้ชัดว่ารายการใดเกิดจากเวลาดำเนินการของธนาคาร (ปรับที่ฝั่ง Statement) และรายการใดธนาคารดำเนินการแล้วแต่กิจการยังไม่ได้ลงบัญชี (ปรับที่ฝั่งสมุดบัญชี GL)
1. เงินฝากระหว่างทาง (Deposit in Transit)
กิจการรับเงินสด/นำฝากเช็ครับและบันทึกฝั่งสมุดบัญชีแล้วในวันสิ้นเดือน แต่ธนาคารเคลียริ่งหรือตัดรอบเข้าบัญชีในวันทำการถัดไป ต้องนำมาบวกเพิ่มฝั่ง Statement
2. เช็คค้างจ่าย (Outstanding Cheque)
กิจการสั่งจ่ายเช็คให้เจ้าหนี้ไปแล้ว แต่ผู้รับเช็คยังไม่นำไปขึ้นเงินที่ธนาคาร จึงยังไม่ปรากฏรายการตัดเงินใน Statement ต้องนำมาหักออกฝั่ง Statement
3. ค่าธรรมเนียมธนาคารและดอกเบี้ยรับ
ธนาคารหักค่าธรรมเนียมโอน/ค่าสมุดเช็ค หรือจ่ายดอกเบี้ยเงินฝากเข้าบัญชีโดยตรง ณ สิ้นงวด นักบัญชีต้องปรับปรุงฝั่งสมุดบัญชี (GL) เข้าบัญชี 5270-00 และ 4210-00
4. เช็คคืน (Dishonored Cheque) & เงินโอนรอตรวจสอบ
ลูกค้าโอนชำระหนี้เข้าบัญชีแต่ยังไม่ออกใบเสร็จรับเงิน หรือเช็คนำฝากถูกธนาคารตีคืน (เช็คเด้ง) ต้องปรับปรุงฝั่งสมุดบัญชี (GL) และจัดการสถานะในทะเบียนเช็ค
ตัวอย่างงบพิสูจน์ยอดเงินฝากธนาคาร ณ วันที่ 31 ตุลาคม 2569
สมมติกิจการตรวจสอบบัญชีเงินฝากกระแสรายวัน (1112-02) พบยอดคงเหลือปลายงวดตาม Statement เท่ากับ 258,400.00 บาท ขณะที่ยอดคงเหลือในสมุดบัญชี GL ก่อนปรับปรุงอยู่ที่ 239,650.00 บาท เมื่อจำแนกรายการค้างจับคู่ทั้ง 2 ฝั่ง จะพิสูจน์ยอดที่ถูกต้องร่วมกันได้ตรงกันพอดี
| ฝั่งใบแจ้งยอดธนาคาร (Bank Statement) | จำนวนเงิน (บาท) | ฝั่งสมุดบัญชีของกิจการ (GL 1112-02) | จำนวนเงิน (บาท) |
|---|---|---|---|
| ยอดคงเหลือตาม Statement ณ 31 ต.ค. 2569 | 258,400.00 | ยอดคงเหลือตามสมุดบัญชี (ก่อนปรับปรุง) | 239,650.00 |
| บวก: เงินฝากระหว่างทาง (นำฝากวันที่ 31 ต.ค.) | 35,600.00 | บวก: ลูกค้าโอนชำระหนี้ (รอออกใบเสร็จ) | 22,400.00 |
| หัก: เช็คค้างจ่าย 2 ฉบับ (#7011201 และ #7011205) | -40,500.00 | บวก: ดอกเบี้ยเงินฝากธนาคารรับ | 185.00 |
| หัก: ค่าธรรมเนียมธนาคารและสมุดเช็ค | -235.00 | ||
| หัก: เช็คคืนจากลูกค้า (นำฝากแล้วธนาคารปฏิเสธจ่าย) | -8,500.00 | ||
| ยอดเงินฝากธนาคารที่ถูกต้อง | 253,500.00 | ยอดเงินฝากตามบัญชีหลังปรับปรุง (ผลต่าง 0.00) | 253,500.00 |
คู่บัญชีเดบิต=เครดิต ครบวงจรทั้ง Bank Reconcile และทะเบียนเช็ค
รายการที่ปรับฝั่ง Statement ไม่ต้องลงสมุดรายวันซ้ำเพราะลงบัญชีไว้แล้วและจะเคลียร์ตัวในเดือนถัดไป ส่วนรายการปรับปรุงฝั่งสมุดบัญชีและวงจรเช็ครับ–เช็คจ่ายใน BC Ai Account ใช้ผังบัญชีมาตรฐาน XXXX-XX ดังตัวอย่างต่อไปนี้ (ทุกตารางมียอดรวมเดบิตเท่ากับเครดิตตรงถึงระดับสตางค์)
1. ปรับปรุงค่าธรรมเนียมธนาคาร ดอกเบี้ยรับ และเงินโอนลูกค้า
| รายการ / รหัสบัญชี | เดบิต (บาท) | เครดิต (บาท) |
|---|---|---|
| 1112-02 เงินฝากกระแสรายวัน - ธนาคาร (รับโอนลูกค้า + ดอกเบี้ยรับ) | 22,585.00 | |
| 5270-00 ค่าธรรมเนียมธนาคารและบัตรเครดิต | 235.00 | |
| 1121-00 ลูกหนี้การค้า - ในประเทศ (ตัดรับชำระจากเงินโอนลูกค้า) | 22,400.00 | |
| 4210-00 รายได้อื่น (ดอกเบี้ยเงินฝากธนาคารรับ) | 185.00 | |
| 1112-02 เงินฝากกระแสรายวัน - ธนาคาร (หักค่าธรรมเนียมธนาคาร) | 235.00 | |
| รวม | 22,820.00 | 22,820.00 |
2. วงจรเช็ครับผ่าน: รับเช็ค → นำฝาก (CHD) → เช็คผ่าน (CHP)
ตัวอย่างรับเช็คจากลูกหนี้ 15,000.00 บาท นำฝากเข้าบัญชี และผ่านเคลียริ่งโดยธนาคารหักค่าธรรมเนียมเช็คต่างเขต 15.00 บาท
| ขั้นตอน / รหัสบัญชี | เดบิต (บาท) | เครดิต (บาท) |
|---|---|---|
| รับชำระด้วยเช็ค: 1122-00 เช็ครับลงวันที่ล่วงหน้า | 15,000.00 | |
| รับชำระด้วยเช็ค: 1121-00 ลูกหนี้การค้า - ในประเทศ | 15,000.00 | |
| นำฝากเช็ค (CHD): 1122-01 เช็ครับระหว่างเรียกเก็บ | 15,000.00 | |
| นำฝากเช็ค (CHD): 1122-00 เช็ครับลงวันที่ล่วงหน้า | 15,000.00 | |
| เช็คผ่าน (CHP): 1112-02 เงินฝากกระแสรายวัน - ธนาคาร (สุทธิ) | 14,985.00 | |
| เช็คผ่าน (CHP): 5270-00 ค่าธรรมเนียมธนาคาร | 15.00 | |
| เช็คผ่าน (CHP): 1122-01 เช็ครับระหว่างเรียกเก็บ | 15,000.00 | |
| รวม | 45,000.00 | 45,000.00 |
3. วงจรเช็ครับคืน/เช็คเด้ง (CRT) และคืนเช็คตั้งหนี้ใหม่ (CND)
กรณีเช็คที่นำฝาก 8,500.00 บาทถูกธนาคารปฏิเสธจ่าย ระบบจะย้ายไปพักในเช็ครับคืนก่อนเลือกเปลี่ยนเช็คใบใหม่ (CDE) หรือคืนเช็คเพื่อตั้งยอดลูกหนี้กลับคืนมาติดตามหนี้ (CND)
| ขั้นตอน / รหัสบัญชี | เดบิต (บาท) | เครดิต (บาท) |
|---|---|---|
| บันทึกเช็คคืน (CRT): 1122-02 เช็ครับคืน | 8,500.00 | |
| บันทึกเช็คคืน (CRT): 1122-01 เช็ครับระหว่างเรียกเก็บ | 8,500.00 | |
| คืนเช็ค/ตั้งหนี้ใหม่ (CND): 1121-00 ลูกหนี้การค้า - ในประเทศ | 8,500.00 | |
| คืนเช็ค/ตั้งหนี้ใหม่ (CND): 1122-02 เช็ครับคืน | 8,500.00 | |
| รวม | 17,000.00 | 17,000.00 |
4. วงจรเช็คจ่าย: สั่งจ่ายเช็ค → เช็คจ่ายผ่าน (CPP)
ตัวอย่างสั่งจ่ายเช็คให้เจ้าหนี้ 18,000.00 บาท ระบบพักไว้ที่เช็คจ่ายลงวันที่ล่วงหน้า (2112-00) เพื่อติดตามรายการค้างจ่าย และจะตัดสมุดเงินฝากธนาคารเมื่อบันทึกเช็คจ่ายผ่าน (CPP)
| ขั้นตอน / รหัสบัญชี | เดบิต (บาท) | เครดิต (บาท) |
|---|---|---|
| จ่ายชำระด้วยเช็ค: 2111-00 เจ้าหนี้การค้า - ในประเทศ | 18,000.00 | |
| จ่ายชำระด้วยเช็ค: 2112-00 เช็คจ่ายลงวันที่ล่วงหน้า | 18,000.00 | |
| เช็คจ่ายผ่าน (CPP): 2112-00 เช็คจ่ายลงวันที่ล่วงหน้า | 18,000.00 | |
| เช็คจ่ายผ่าน (CPP): 1112-02 เงินฝากกระแสรายวัน - ธนาคาร | 18,000.00 | |
| รวม | 36,000.00 | 36,000.00 |
ขั้นตอนนำเข้า Bank Statement บน BC Ai Account
เปิดเมนู เงินสด/ธนาคาร › นำเข้า Bank Statement & กระทบยอดเงินฝากอัตโนมัติ ซึ่งรองรับ 7 ธนาคารหลัก ได้แก่ KBANK, SCB, BBL, KTB, TTB, BAY และ GSB ทั้งไฟล์สเปรดชีต (.xlsx) และไฟล์ CSV (หรือวางข้อความ CSV ลงในหน้าจอโดยตรง)
- เลือกธนาคาร สมุดบัญชี งวดเดือน และกรอกยอดปลายงวดตาม Statement
- อัปโหลดไฟล์ Statement ที่ส่งออกจากระบบธนาคารออนไลน์ (หัวคอลัมน์รองรับทั้งภาษาไทยและอังกฤษ เช่น วันที่ รายละเอียด ถอน/เดบิต ฝาก/เครดิต ยอดคงเหลือ)
- กดวิเคราะห์และกระทบยอด ระบบจะจับคู่กับเอกสารรับ–จ่ายและสมุดรายวันในช่วงวันที่ ±5 วัน แม่นยำถึงระดับสตางค์ พร้อมจำแนก 3 สถานะ: กระทบยอดแล้ว, ค่าธรรมเนียมธนาคาร และ รอตรวจสอบ
- ตั้งกติกาจับคู่บัญชีอัตโนมัติ (Keyword Rule) ผูกคำสำคัญ เช่น ค่าไฟฟ้า หรือข้อความค่าบริการเข้ากับผังบัญชี GL และให้ระบบเรียนรู้คำสำคัญจากการจับคู่สำเร็จเพื่อลดงานเดือนถัดไป
- ตรวจผลต่างให้เหลือ 0.00 บาท หน้าจอแสดงยอดตาม Statement เทียบยอด GL และยอดหลังปรับปรุง
- บันทึกงบพิสูจน์ยอดและพิมพ์ PDF ระบบสร้างใบสำคัญ JV ลงบัญชีค่าธรรมเนียมธนาคารให้อัตโนมัติ (กรณีมีค่าธรรมเนียม) พร้อมพิมพ์รายงานที่มีช่องลงนาม ผู้จัดทำ / ผู้ตรวจสอบ / ผู้อนุมัติ
วิธีจัดการทะเบียนเช็ครับและเช็คจ่ายไม่ให้เช็คหลุดมือ
ทุกครั้งที่รับหรือจ่ายเงินด้วยเช็คผ่านหน้าจอรับชำระหนี้หรือจ่ายชำระหนี้ ระบบจะขึ้นทะเบียนเช็คให้อัตโนมัติ (รองรับเช็คหลายใบในบิลเดียว) พร้อมติดตามสถานะสำคัญได้ครบ:
- ทะเบียนเช็ครับ: รองรับ เช็ครับยกมา, บันทึกนำฝาก (CHD) (ป้องกันเลือกเช็คใบเดิมซ้ำ), บันทึกเช็คผ่าน (CHP), บันทึกเช็คคืน (CRT), เปลี่ยนเช็ค (CDE), คืนเช็ค/ตั้งหนี้ใหม่ (CND) และ เช็คขาดสิทธิ์ (CRC)
- ทะเบียนเช็คจ่าย: รองรับ เช็คจ่ายยกมา, บันทึกเช็คผ่าน (CPP), เช็คจ่ายคืน (CPR), เปลี่ยนเช็คจ่าย (CPE) และ เช็คจ่ายขาดสิทธิ์ (CHC)
- ยกเลิกเอกสารเช็คที่ลงผิด: หน้าจอทะเบียนเช็คเป็นหน้าจอดูสถานะอย่างเดียว หากทำผิดวันหรือผิดสมุดบัญชีให้เข้าเมนู ยกเลิกเอกสารธนาคาร เช็ครับ เช็คจ่าย และบัตรเครดิต เพื่อสร้างเอกสารยกเลิกและอัปเดตสถานะย้อนกลับโดยไม่ลบประวัติ
คำถามที่พบบ่อย (FAQ)
BC Ai Account รองรับนำเข้า Bank Statement ของธนาคารใดบ้าง และใช้ไฟล์รูปแบบไหนได้
รองรับไฟล์จาก 7 ธนาคารหลักในไทย ได้แก่ กสิกรไทย (KBANK), ไทยพาณิชย์ (SCB), กรุงเทพ (BBL), กรุงไทย (KTB), ทหารไทยธนชาต (TTB), กรุงศรีอยุธยา (BAY) และออมสิน (GSB) โดยอัปโหลดได้ทั้งไฟล์สเปรดชีต (.xlsx) และไฟล์ CSV หรือวางข้อความ CSV ลงในหน้าจอกระทบยอดได้โดยตรง
ถ้าลูกค้าจ่ายเช็คมาแล้วเกิดเช็คคืนหรือเช็คเด้ง ต้องทำอย่างไรในทะเบียนเช็ครับ
เปิดเมนูทะเบียนเช็ครับแล้วบันทึกเช็คคืน (CRT) ระบบจะย้ายยอดจากเช็ครับระหว่างเรียกเก็บ (1122-01) ไปพักที่เช็ครับคืน (1122-02) จากนั้นเลือกได้ว่าจะบันทึกเปลี่ยนเช็คใบใหม่ (CDE) หรือบันทึกคืนเช็คตั้งหนี้ใหม่ (CND) เพื่อนำยอดกลับเข้าบัญชีลูกหนี้การค้า (1121-00) สำหรับทวงถามต่อ
สั่งจ่ายเช็คให้เจ้าหนี้แล้ว ยอดเงินฝากในสมุดบัญชีควรลดลงทันทีหรือรอตอนเช็คผ่าน
ใน BC Ai Account เมื่อสั่งจ่ายเช็คระบบจะบันทึกเข้าทะเบียนเช็คจ่ายและพักไว้ที่บัญชีเช็คจ่ายลงวันที่ล่วงหน้า (2112-00) ก่อน ยังไม่ตัดยอดเงินฝากธนาคารทันที จนกว่าจะตรวจ Statement แล้วกดบันทึกเช็คจ่ายผ่าน (CPP) เพื่อล้างบัญชี 2112-00 และตัดเงินออกจากสมุดบัญชีธนาคารตามวันที่เงินออกจริง
ฟีเจอร์ทะเบียนเช็ค กระทบยอดธนาคาร และการลงบัญชีค่าธรรมเนียมอยู่ในแพ็กเกจรุ่นใด
การจัดการเงินสด ธนาคาร ทะเบียนเช็ครับ–เช็คจ่าย และกระทบยอด Statement ใช้งานได้ตั้งแต่รุ่น BC Ai Account Starter ซึ่งใช้ฟรี 0 บาทต่อเดือน (ไม่จำกัดบัญชีผู้ใช้ เข้าพร้อมกันสูงสุด 100 Concurrent Users) ส่วนการสร้างใบสำคัญรายวัน GL อัตโนมัติและบัญชีแยกประเภทครบชุดเปิดใช้งานในรุ่น Standard ขึ้นไป เริ่มต้น 199 บาทต่อเดือน (1–5 คน) และสำหรับสำนักงานบัญชี Partner ใช้ฟรี 0 บาท ไม่จำกัด
ระบบดึงรายการเดินบัญชีจากธนาคารผ่านอินเทอร์เน็ตแบบอัตโนมัติทันทีเลยหรือไม่
ยังไม่ได้ดึงรายการสดจากระบบธนาคารอัตโนมัติ ผู้ใช้งานต้องส่งออกไฟล์สเปรดชีตหรือ CSV จากระบบธนาคารออนไลน์ของกิจการมานำเข้าในหน้าจอกระทบยอด จากนั้นระบบจะช่วยจับคู่รายการ ±5 วัน แยกค่าธรรมเนียม และบันทึกใบสำคัญ JV พร้อมพิมพ์งบพิสูจน์ยอด PDF ให้
แหล่งที่มาและมาตรฐานอ้างอิง
- สภาวิชาชีพบัญชี (TFAC) — มาตรฐานการรายงานทางการเงินสำหรับกิจการที่ไม่มีส่วนได้เสียสาธารณะ (TFRS for NPAEs ปรับปรุง 2565)
- กรมพัฒนาธุรกิจการค้า (DBD) — คู่มือการจัดทำบัญชีตาม พ.ร.บ.การบัญชี พ.ศ. 2543
- คลังความรู้ BC Brain MCP — กฎบัญชี คู่มือการใช้งาน และข้อจำกัดระบบที่ตรวจสอบจากโค้ดจริงของ BC Ai Account
- รายละเอียดผลิตภัณฑ์ BC Ai Account (15 ระบบในพอร์ทัลเดียว)
- คู่มือโครงสร้างเมนูหลัก 9 หมวดของ BC Ai Account
หมายเหตุ: ข้อกำหนดทางกฎหมาย ภาษีอากร มาตรฐานบัญชี และความสามารถของระบบ BC Ai Account ในหน้านี้ตรวจสอบตามเอกสารทางการและระบบจริง ณ 14 พฤศจิกายน 2569 หากมีประกาศแก้ไขเพิ่มเติม ให้ยึดประกาศล่าสุดของหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง