บทความ

ลงบัญชีอัตโนมัติ บันทึกครั้งเดียว
เดบิตเท่าเครดิต

บัญชีอัตโนมัติ • 25 ตุลาคม 2569 • อ่าน 6 นาที

งานที่กินเวลานักบัญชีมากที่สุดอย่างหนึ่งคือการนำเอกสารซื้อขายมาลงสมุดรายวันซ้ำอีกรอบ ทั้งที่ข้อมูลอยู่ในเอกสารครบแล้ว บทความนี้อธิบายหลักบัญชีคู่ พร้อมตัวอย่างรายการบัญชี และเอกสารประเภทที่ BC Ai Account ลงบัญชีให้เอง

หลักบัญชีคู่ เดบิตต้องเท่ากับเครดิต

บัญชีคู่ (Double-Entry) คือหลักที่ทุกรายการค้าต้องบันทึกอย่างน้อย 2 ด้าน ด้านหนึ่งเป็นเดบิต อีกด้านเป็นเครดิต และยอดทั้งสองด้านต้องเท่ากันเสมอ หลักนี้ทำให้สมการบัญชี สินทรัพย์ = หนี้สิน + ส่วนของเจ้าของ สมดุลตลอดเวลา ถ้าเดบิตรวมไม่เท่ากับเครดิตรวม แปลว่ามีรายการบันทึกผิดหรือขาดไป

• ทุกรายการมีทั้งด้านเดบิตและด้านเครดิต
• ยอดเดบิตรวมต้องเท่ากับยอดเครดิตรวมทุกรายการ
• สินทรัพย์และค่าใช้จ่ายที่เพิ่มขึ้น บันทึกด้านเดบิต
• หนี้สิน ส่วนของเจ้าของ และรายได้ที่เพิ่มขึ้น บันทึกด้านเครดิต

ตัวอย่างการลงบัญชีจากการขายสินค้าเงินเชื่อ

สมมติกิจการขายสินค้าเงินเชื่อให้ลูกค้า 10,000 บาท สินค้านี้มีต้นทุน 6,000 บาท และกิจการบันทึกสินค้าคงเหลือแบบต่อเนื่อง ตัวอย่างนี้ไม่รวมภาษีเพื่อให้เห็นหลักการชัด ถ้ากิจการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม จะมีบรรทัดภาษีขายเพิ่มตามที่กฎหมายกำหนด

เมื่อลูกค้าชำระเงิน จะบันทึกอีกรายการหนึ่งเพื่อตัดลูกหนี้ คือ เดบิตเงินฝากธนาคาร 10,000 บาท เครดิตลูกหนี้การค้า 10,000 บาท

ลงบัญชีด้วยมือ ผิดพลาดตรงไหนบ้าง

เมื่อเอกสารซื้อขายกับสมุดบัญชีต้องคีย์แยกกัน ข้อมูลชุดเดียวกันถูกบันทึก 2 รอบ โอกาสผิดจึงเพิ่มขึ้น ปัญหาที่หนักกว่าคือเมื่อแก้เอกสารภายหลังแต่ไม่ได้แก้รายการบัญชีตาม ยอดในเอกสารกับยอดในบัญชีจะเริ่มไม่ตรงกันโดยไม่มีใครรู้ จนถึงตอนปิดงบจึงต้องมาไล่กระทบยอดทีละรายการ

• คีย์ข้อมูลชุดเดียวกันซ้ำ 2 รอบ
• เลือกรหัสบัญชีผิด หรือสลับด้านเดบิตกับเครดิต
• แก้เอกสารแล้วไม่ได้แก้รายการบัญชีตาม
• ยอดสต๊อก ต้นทุน และบัญชีไม่ตรงกันตอนปิดงบ

BC Ai Account ลงบัญชีให้อัตโนมัติกับเอกสารประเภทไหน

ผู้ใช้บันทึกเอกสารตามงานจริง ระบบสร้างรายการบัญชีแยกประเภทให้ตามรูปแบบการเชื่อมบัญชีที่บริษัทกำหนด ไม่ต้องลงสมุดรายวันซ้ำ เอกสารที่ลงบัญชีให้อัตโนมัติมีดังนี้

• เอกสารซื้อ และเอกสารส่งคืนสินค้า
• เอกสารขาย และเอกสารรับคืนสินค้า
• ค่าใช้จ่าย
• รับชำระหนี้ และจ่ายชำระหนี้
• ใบเพิ่มหนี้ ใบลดหนี้ และการตั้งหนี้อื่นฝั่งเจ้าหนี้
• เงินมัดจำ เงินล่วงหน้า เช็ครับ-จ่าย บัตรเครดิต เงินสดย่อย และการขายสินทรัพย์ถาวร

ลงบัญชีให้อัตโนมัติเฉพาะเอกสารประเภทที่ระบบมีกฎการลงบัญชีรองรับ หากเป็นรายการอื่นให้บันทึกในสมุดรายวันทั่วไป

สั่งประมวลผลบัญชีใหม่กี่รอบ ตัวเลขก็ออกมาตรงเดิม และสมุดรายวันที่บันทึกเองก็ถูกตรวจว่าเดบิตเท่ากับเครดิตก่อนบันทึกเช่นกัน

ลงบัญชีอัตโนมัติแล้ว นักบัญชียังต้องทำอะไร

นักบัญชียังต้องตรวจความถูกต้องของเอกสาร ตรวจรายงาน และปิดงวดตามหน้าที่ แต่ไม่ต้องคีย์สมุดรายวันซ้ำจากเอกสารซื้อขาย จึงมีเวลาตรวจและวิเคราะห์ตัวเลขมากขึ้น

คำถามที่พบบ่อย (FAQ)

บทความที่เกี่ยวข้อง

• โปรแกรมบัญชีทศนิยมคลาดเคลื่อน เกิดจากอะไร
• ยกเลิกเอกสารบัญชีอย่างไร ไม่ให้ข้อมูลหาย
• พื้นฐานบัญชีสำหรับกิจการที่มีสต๊อก

ปรึกษาทีม BC Account ดูแพ็กเกจ