บทความ
ยกเลิกเอกสารบัญชีอย่างไร
ไม่ให้ข้อมูลหาย
เอกสารที่ออกผิดเป็นเรื่องปกติของทุกกิจการ แต่วิธีแก้มีผลมากต่อความน่าเชื่อถือของข้อมูลบัญชี การลบเอกสารทิ้งอาจดูง่ายที่สุด แต่ทำให้ร่องรอยการตรวจสอบหายไป
คำตอบสั้น: การยกเลิกเอกสารบัญชีที่ถูกต้องคือยกเลิกด้วยการกลับรายการที่เห็นร่องรอย ไม่ลบหรือแก้ทับเงียบๆ เพื่อให้ตรวจย้อนหลังได้ว่าใครทำอะไร เมื่อไร ใน BC Ai Account เมื่อแก้ไขหรือยกเลิกเอกสาร ระบบกลับรายการบัญชีเดิมให้ การยกเลิกต้องระบุเหตุผลทุกครั้ง ล็อกงวดที่ปิดแล้ว และตรวจย้อนหลังได้ว่าใครยกเลิกหรืออนุมัติเอกสารเมื่อไร
ทำไมไม่ควรลบเอกสารบัญชีทิ้ง
เอกสารบัญชีทุกใบเป็นหลักฐานของรายการค้าที่เกิดขึ้นจริง เมื่อลบเอกสารทิ้ง หลักฐานนั้นหายไปทั้งใบ ยอดในรายงานที่เคยส่งให้ผู้บริหารหรือผู้สอบบัญชีไปแล้วจะไม่ตรงกับข้อมูลปัจจุบัน และไม่มีใครตอบได้ว่าเอกสารนั้นเคยมีรายละเอียดอย่างไร การลบเอกสารยังเปิดช่องให้เกิดการทุจริต เช่น ออกบิลรับเงินแล้วลบทิ้งภายหลัง
- เลขที่เอกสารขาดช่วง ตรวจสอบย้อนหลังไม่ได้
- ยอดในรายงานที่ส่งไปแล้วไม่ตรงกับข้อมูลปัจจุบัน
- ผู้สอบบัญชีไม่เห็นหลักฐานของรายการที่ถูกลบ
- เปิดช่องให้ออกบิลแล้วลบทิ้งเพื่อซ่อนเงิน
หลักการยกเลิกเอกสารที่ถูกต้อง
หลักการทั่วไปคือ เอกสารที่บันทึกแล้วไม่ลบและไม่แก้ทับเงียบๆ เมื่อพบข้อผิดพลาดให้ยกเลิกด้วยวิธีที่ทิ้งร่องรอยและอ้างถึงเอกสารเดิม ถ้าต้องการรายการที่ถูกต้องก็ออกเอกสารใบใหม่ วิธีนี้ทำให้ผู้ตรวจสอบไล่ตามได้ว่าเกิดอะไรขึ้น ส่วนขั้นตอนเฉพาะของเอกสารภาษี ให้ทำตามที่กฎหมายกำหนด หรือปรึกษาผู้สอบบัญชี
- ไม่ลบ ไม่แก้ทับ เอกสารที่บันทึกแล้ว
- ระบุเหตุผลของการยกเลิกทุกครั้ง
- ต้องการรายการที่ถูกต้อง ให้ออกเอกสารใบใหม่
- เอกสารภาษีทำตามที่กฎหมายกำหนด
Audit Trail และการปิดงวดบัญชี
Audit Trail หรือร่องรอยการตรวจสอบ คือข้อมูลที่ทำให้ไล่ย้อนได้ว่าตัวเลขในงบมาจากเอกสารใด ใครเป็นผู้บันทึก แก้ไข หรือยกเลิก และทำเมื่อไร ส่วนการปิดงวดบัญชีคือการสรุปยอดของงวดที่ตรวจแล้ว และควบคุมไม่ให้มีรายการเข้าไปเปลี่ยนตัวเลขของงวดนั้นภายหลัง หากพบข้อผิดพลาดหลังปิดงวด โดยทั่วไปจะไม่ย้อนไปแก้รายการเดิม แต่บันทึกรายการปรับปรุงให้เห็นร่องรอย ส่วนจะบันทึกในงวดใด ควรปรึกษาผู้สอบบัญชี
BC Ai Account รองรับเรื่องนี้อย่างไร
กลับรายการบัญชีเดิมให้
แก้ไขหรือยกเลิกเอกสาร ระบบกลับรายการบัญชีเดิมให้ และการยกเลิกต้องระบุเหตุผลทุกครั้ง
ล็อกงวดบัญชี
ล็อกงวดบัญชีที่ปิดแล้ว ระบบไม่ยอมให้ลงรายการในงวดที่ล็อก
ประวัติการยกเลิกและอนุมัติเอกสาร
ตรวจย้อนหลังได้ว่าใครยกเลิกหรืออนุมัติเอกสาร ทำเมื่อไร (ระบบบันทึกประวัติครบทุกการกระทำอยู่ระหว่างพัฒนา)
กำหนดสิทธิ์รายเมนู
กำหนดสิทธิ์ผู้ใช้ได้ละเอียดถึงระดับเมนู จำกัดว่าใครแก้หรือยกเลิกเอกสารได้
คำถามที่พบบ่อย (FAQ)
ลบเอกสารบัญชีที่ออกผิดได้ไหม
ไม่ควรลบ เพราะทำให้หลักฐานและร่องรอยการตรวจสอบหายไป วิธีที่เหมาะสมคือยกเลิกพร้อมระบุเหตุผล แล้วออกเอกสารใบใหม่ที่ถูกต้อง
Audit Trail คืออะไร
Audit Trail หรือร่องรอยการตรวจสอบ คือข้อมูลที่ไล่ย้อนได้ว่ารายการบัญชีมาจากเอกสารใด ใครบันทึก แก้ไข หรือยกเลิก และทำเมื่อไร
ยกเลิกเอกสารใน BC Ai Account ต้องทำอย่างไร
เมื่อยกเลิกเอกสาร ระบบกลับรายการบัญชีเดิมให้ และต้องระบุเหตุผลการยกเลิกทุกครั้ง
พบข้อผิดพลาดหลังปิดงวดบัญชี ควรทำอย่างไร
โดยทั่วไปไม่ย้อนแก้รายการในงวดที่ปิดแล้ว แต่บันทึกรายการปรับปรุงให้เห็นร่องรอย ส่วนจะบันทึกในงวดใดควรปรึกษาผู้สอบบัญชี ทั้งนี้ BC Ai Account ไม่ยอมให้ลงรายการในงวดที่ล็อก