คู่มือบัญชีแยกประเภท (GL)
วางผังบัญชี 5 หมวดตาม TFRS และใช้ Cost Center (แผนก/สาขา) แทนการแตกบัญชีย่อยเกินจำเป็น
ปัญหาคลาสสิกเวลาตั้งระบบบัญชีใหม่คือการแตกบัญชีย่อยตามสาขาหรือแผนกจนผังบัญชียาวหลายร้อยรหัส ทั้งที่จริงแล้วโครงสร้างผังบัญชีที่ดีควรแยกหน้าที่ให้ชัดระหว่างโครงสร้าง 5 หมวดตาม TFRS กับมิติ Cost Center เพื่อให้ออกงบรวมและงบแยกแผนกได้คล่องตัวที่สุด
DIRECT ANSWER · สรุปสำคัญ
คำตอบสั้น: ผังบัญชีมาตรฐานใน BC Ai Account ใช้โครงสร้าง 5 หมวดตาม TFRS (รหัส XXXX-XX) โดยแยก บัญชีคุม (Control Account) ไว้รวมยอดสายต้นไม้และ บัญชีย่อย ไว้ลงรายการจริง จากนั้นใช้มิติ สาขา (Branch), แผนก (Department), ฝ่าย และ โครงการ แทนการแตกผังบัญชีย่อยซ้ำซ้อน จึงออกงบกำไรขาดทุนแยกสาขา-แผนก และจับคู่ส่งงบ DBD e-Filing (สบช.3) ได้ทันที ควบคู่กับชุดผังบัญชีมาตรฐาน 3 ประเภทและแม่แบบ 17 ธุรกิจ
โครงสร้างผังบัญชีมาตรฐาน 5 หมวดตาม TFRS (รหัส XXXX-XX)
การตั้งรหัสแบบ XXXX-XX (4 หลักแรกแทนกลุ่มบัญชีหลัก 2 หลักหลังแทนบัญชีย่อย) ช่วยจัดลำดับชั้นในงบทดลองและรองรับการจับคู่มาตรฐานงบการเงินไทย (TFRS for NPAEs) โดยหมวดบัญชีหลักทั้ง 5 หมวดมีบทบาทและดุลบัญชีปกติ (Balance Mode) ดังนี้
| หมวด | ประเภทบัญชี | ดุลปกติ | ตัวอย่างรหัสบัญชีคุมและบัญชีย่อยมาตรฐาน |
|---|---|---|---|
| หมวด 1 | สินทรัพย์ (Assets) | เดบิต (Dr) | 1000-00 สินทรัพย์ (คุม), 1111-00 เงินสด, 1112-01 ออมทรัพย์, 1121-00 ลูกหนี้การค้า, 1131-00 สินค้าคงเหลือ, 1151-00 ภาษีซื้อ, 1211-00 อุปกรณ์สำนักงาน, 1219-01 ค่าเสื่อมสะสม (Cr) |
| หมวด 2 | หนี้สิน (Liabilities) | เครดิต (Cr) | 2000-00 หนี้สิน (คุม), 2111-00 เจ้าหนี้การค้า, 2112-00 เช็คจ่ายล่วงหน้า, 2121-00 ภาษีขาย, 2122-01/02 หัก ณ ที่จ่าย ภ.ง.ด.3/53, 2124-00 ค่าใช้จ่ายค้างจ่าย, 2141-00 รายได้รับล่วงหน้า |
| หมวด 3 | ส่วนของผู้ถือหุ้น / ทุน | เครดิต (Cr) | 3000-00 ส่วนของผู้ถือหุ้น (คุม), 3110-00 ทุนเรือนหุ้นสามัญ, 3210-00 กำไร(ขาดทุน)สะสม |
| หมวด 4 | รายได้ (Revenues) | เครดิต (Cr) | 4000-00 รายได้ (คุม), 4110-00 รายได้จากการขาย, 4120-00 รับคืนและส่วนลดจ่าย (Dr), 4130-00 รายได้บริการ, 4210-00 รายได้อื่น, 4230-00 กำไร FX |
| หมวด 5 | ต้นทุนและค่าใช้จ่าย | เดบิต (Dr) | 5000-00 ค่าใช้จ่าย (คุม), 5110-00 ต้นทุนขาย (Perpetual), 5111-00 ซื้อสินค้า (Periodic), 5112-00 ส่งคืน/ส่วนลดรับ (Cr), 5220-00 ค่าเช่า, 5240-00 ค่าเสื่อมราคา, 5270-00 ค่าธรรมเนียมธนาคาร |
ข้อสังเกตสำคัญ: บัญชีปรับมูลค่าบางตัวอยู่ในหมวดหลักแต่มีดุลปกติตรงข้ามกับหมวดแม่ เช่น 1219-01 ค่าเสื่อมราคาสะสม อยู่หมวด 1 แต่มีดุลปกติฝั่งเครดิต และ 4120-00 รับคืนและส่วนลดจ่าย อยู่หมวด 4 แต่มีดุลปกติฝั่งเดบิต เพื่อให้หักลดยอดหมวดสินทรัพย์หรือรายได้สุทธิอย่างถูกต้อง
บัญชีคุม (Control Account) vs บัญชีย่อย (Postable Sub-account)
บัญชีคุม (status = 1)
ใช้เป็นหัวข้อรวมยอด (Parent) ผ่านการชี้รหัสบัญชีแม่ (main_code) เพื่อแสดงเป็นโครงสร้างต้นไม้ในงบทดลองและกระดาษทำการ ห้ามนำไปลงรายการเดบิต–เครดิตโดยตรง หากเผลอใช้งาน เมนูตรวจสอบความถูกต้องจะแจ้งเตือนและล็อกไม่ให้ผ่านรายการ
บัญชีย่อย (status = 0)
เป็นบัญชีระดับลงรายการจริง ใช้คีย์ในสมุดรายวันและผูกกับแม่แบบลงบัญชีอัตโนมัติ 59 กฎ (เช่น ลูกหนี้ เจ้าหนี้ สมุดบัญชีธนาคาร สินทรัพย์ถาวร และหมวดภาษี) เมื่อผ่านรายการ ยอดจะวิ่งขึ้นรวมที่บัญชีคุมให้เอง
ทำไมควรใช้รหัสแผนก/สาขา (Cost Center) แทนการแตกผังบัญชีย่อย
สมมติกิจการมี 5 สาขา และแต่ละสาขามีค่าใช้จ่าย 15 ประเภท หากแตกผังบัญชีย่อยตามสาขา ผังบัญชีค่าใช้จ่ายจะบานปลายเป็น 75 รหัสทันที และทุกครั้งที่เปิดสาขาใหม่ต้องตั้งผังบัญชีเพิ่ม 15 รหัส รวมทั้งต้องเสียเวลาจับคู่รหัสบัญชีใหม่ทั้งหมดเวลาจัดทำงบการเงิน DBD e-Filing (สบช.3)
ทางออกที่เป็นมาตรฐานใน BC Ai Account คือ คงผังบัญชีกลางไว้ชุดเดียว แล้วติดแท็กมิติ สาขา (Branch) (เช่น รหัส 00000 สำนักงานใหญ่ และ 00001 สาขา 1 ตามเลข 5 หลักกรมสรรพากร), แผนก (Department) (ฝ่ายขาย, ฝ่ายบัญชี, คลังสินค้า, ฝ่ายผลิต), ฝ่าย/หน่วยงาน หรือ โครงการ ลงบนเอกสารหรือรายการรายวันแทน
ตัวอย่างการลงบัญชีค่าเช่าและค่าเสื่อมราคา 2 สาขาด้วยรหัสผังบัญชีเดียว
สมมติบันทึกค่าเช่าสถานที่และค่าเสื่อมราคารายเดือนแยกตามสาขา 00000 (สำนักงานใหญ่) และสาขา 00001 (สาขาเชียงใหม่) โดยใช้รหัสบัญชีกลางรหัสเดียว
| รหัสบัญชี & ชื่อบัญชี | มิติสาขา / แผนก (Cost Center) | เดบิต (บาท) | เครดิต (บาท) |
|---|---|---|---|
| 5220-00 ค่าเช่าและค่าบริการสถานที่ | สาขา 00000 (สำนักงานใหญ่) · แผนกบริหาร | 45,000.00 | |
| 5220-00 ค่าเช่าและค่าบริการสถานที่ | สาขา 00001 (สาขา 1) · แผนกหน้าร้าน | 28,000.00 | |
| 5240-00 ค่าเสื่อมราคาสินทรัพย์ | สาขา 00000 (สำนักงานใหญ่) · แผนกบัญชี | 7,000.00 | |
| 5240-00 ค่าเสื่อมราคาสินทรัพย์ | สาขา 00001 (สาขา 1) · แผนกหน้าร้าน | 5,000.00 | |
| 2124-00 ค่าใช้จ่ายค้างจ่าย (ค่าเช่าทั้ง 2 สาขา) | สาขา 00000 (ศูนย์รวมชำระกลาง) | 73,000.00 | |
| 1219-01 ค่าเสื่อมราคาสะสม - อุปกรณ์สำนักงาน | สาขา 00000 (คุมสินทรัพย์รวม) | 12,000.00 | |
| รวม | สมดุลรวมทุก Cost Center | 85,000.00 | 85,000.00 |
เพื่อไม่ให้พนักงานลืมระบุ Cost Center ในหน้าจอ กำหนดข้อเลือกพิเศษต่างๆ สามารถเปิดการบังคับ เตือนเมื่อไม่กำหนดสาขา และ เตือนไม่บันทึกแผนก ระบบจะไม่อนุญาตให้บันทึกเอกสารหากปล่อยว่าง
ชุดผังบัญชีมาตรฐาน 3 ประเภท และ 17 แม่แบบธุรกิจใน BC Ai Account
ในเมนู บัญชี › ผังบัญชี › รายละเอียดผังบัญชี มีแถบเครื่องมือช่วยติดตั้งชุดผังบัญชีมาตรฐาน TFRS for NPAEs ได้ 3 ชุด คือ ธุรกิจซื้อมาขายไป (Trading), ธุรกิจบริการ (Service) และ ธุรกิจผลิต/อุตสาหกรรม (Manufacturing) โดยระบบจะเพิ่มเฉพาะรหัสที่ยังไม่มี ไม่เขียนทับผังบัญชีเดิมที่ลูกค้าตั้งไว้ และรองรับนำเข้า/ส่งออกไฟล์ CSV หรือสเปรดชีต รวมถึงเครื่องมือ เปลี่ยนรหัสผังบัญชี และหน้าจอ จับคู่ผังบัญชี & ส่งงบการเงิน DBD e-Filing (สบช.3)
นอกจากนี้ เมื่อธุรกิจมีลักษณะเฉพาะทาง สามารถเปิดเสริม โปรไฟล์ 17 แม่แบบธุรกิจ บนฐานข้อมูลเดียวกันได้โดยไม่ทำให้ผังบัญชีปะปนกัน ได้แก่:
| ลำดับ | โปรไฟล์ธุรกิจใน BC Ai Account (17 แม่แบบ) | กลุ่มข้อมูลเฉพาะทางที่เพิ่มให้โดยไม่รบกวนผังบัญชีหลัก |
|---|---|---|
| 1–4 | ธุรกิจทั่วไป · ค้าปลีก POS · ค้าส่ง/กระจายสินค้า · วัสดุก่อสร้าง/เหล็ก/สี | มาตรฐานซื้อ-ขาย-สต็อก, ขายหน้าร้าน/พักบิล, ระดับราคาค้าส่ง, หน่วยนับแยกความยาว/น้ำหนัก |
| 5–8 | ร้านขายยา/เวชภัณฑ์ · เพ็ทช็อป/อาหารสัตว์ · ปุ๋ย/เคมีเกษตร · คอมพิวเตอร์/มือถือ/ซ่อมเคลม | รายงาน ขย.8/ขย.13/ผ.ย.5, วันหมดอายุ FEFO, ล็อตเกษตร, Serial Number และ IMEI |
| 9–12 | อะไหล่รถยนต์/ศูนย์ซ่อม · ร้านทอง/ขายฝาก · ร้านแว่นตา · อาหาร/เบเกอรี่/ห้องเย็น | เลข VIN/ทะเบียนรถ, น้ำหนักกรัม/บาท/สลึงและค่ากำเหน็จ, ค่าสายตา OD/OS/PD, อย./GMP/ฮาลาล |
| 13–17 | เครื่องสำอาง/สปา/คลินิก · เสื้อผ้า/แฟชั่น · ลานรับซื้อผลผลิตเกษตร · น้ำดื่ม/โรงน้ำแข็ง/แก๊ส · เฟอร์นิเจอร์/เงินผ่อน-เช่าซื้อ | ค่ามือแพทย์ DF, ไซส์/สี, % ความชื้น/แป้ง, คุมถังยืมค้าง/มัดจำถัง และสัญญาผ่อน/ผู้ค้ำประกัน |
คำถามที่พบบ่อย (FAQ)
บัญชีคุม (Control Account) กับบัญชีย่อยต่างกันอย่างไร และลงรายวันในบัญชีคุมได้ไหม
บัญชีคุม (status = 1) เป็นระดับหัวข้อสำหรับรวมยอดของบัญชีย่อยที่ผูกอยู่ภายใต้เพื่อแสดงผลในงบทดลองและงบการเงินแบบสายต้นไม้ ส่วนบัญชีย่อย (status = 0) เป็นบัญชีระดับลงรายการจริงในสมุดรายวันและผูกกับเอกสารซื้อขาย ระบบจะเตือนและป้องกันไม่ให้บันทึกสมุดรายวันลงในบัญชีคุมโดยตรง
ทำไมควรใช้รหัสแผนกหรือสาขา (Cost Center) แทนการแตกผังบัญชีย่อยแยกตามสาขา
การแตกบัญชีย่อยแยกตามสาขาทำให้ผังบัญชีขยายตัวหลายร้อยรหัส เกิดความสับสนเวลาเลือกบัญชีและยุ่งยากตอนจับคู่ส่งงบ DBD e-Filing สบช.3 การใช้รหัสผังบัญชีเดียวร่วมกับมิติสาขา (เช่น 00000 สำนักงานใหญ่, 00001 สาขา 1) และแผนก ช่วยให้ผังบัญชีสะอาด และยังดูงบกำไรขาดทุน 13 ช่องแยกตามสาขาและแผนกได้ทันที
ถ้าใช้รหัสผังบัญชีเดิมของสำนักงานบัญชีที่ไม่ใช่ XXXX-XX นำเข้าใน BC Ai Account ได้ไหม
ได้ ระบบรองรับการนำเข้าและส่งออกผังบัญชีเป็นไฟล์ CSV และสเปรดชีต รวมถึงรักษาผังบัญชีรหัสเฉพาะของลูกค้าไว้โดยไม่เขียนทับรหัสที่มีอยู่เดิม และมีชุดผังบัญชีมาตรฐาน TFRS for NPAEs 3 ประเภทให้เลือกเติมเฉพาะรหัสที่ยังขาดได้ด้วย
หากตั้งรหัสผังบัญชีผิดและมีรายการเดินบัญชีไปแล้ว ต้องแก้อย่างไร
ห้ามลบรหัสบัญชีเดิมทิ้งแล้วสร้างใหม่เพราะประวัติสมุดรายวันจะขาด ให้ใช้เมนูเครื่องมือเปลี่ยนรหัสผังบัญชี ระบุรหัสเดิมคู่กับรหัสใหม่แล้วสั่งประมวลผล ระบบจะเปลี่ยนรหัสบัญชีให้ทั้งในแฟ้มผังบัญชี รายวัน และเอกสารตั้งค่าที่อ้างอิงทั้งหมดพร้อมบันทึกประวัติไว้ตรวจสอบ
ระบบผังบัญชี แยกสาขา-แผนก และส่งงบ DBD e-Filing เริ่มใช้งานได้ตั้งแต่รุ่นใด
เริ่มใช้งานได้ตั้งแต่รุ่น BC Ai Account Standard ราคาเริ่มต้น 199 บาทต่อเดือน (1–5 Concurrent Users) ขึ้นไป ส่วนรุ่น Starter ใช้ฟรี 0 บาทต่อเดือนจะเน้นงานซื้อ ขาย สต็อก ลูกหนี้ เจ้าหนี้ และการเงินโดยยังไม่เปิดส่วนบัญชีแยกประเภท และสำนักงานบัญชีที่เข้าร่วมโครงการ BC Ai Accounting Partner ใช้ฟรี 0 บาท ไม่จำกัด
แหล่งที่มาและมาตรฐานอ้างอิง
- สภาวิชาชีพบัญชี (TFAC) — มาตรฐานการรายงานทางการเงินสำหรับกิจการที่ไม่มีส่วนได้เสียสาธารณะ (TFRS for NPAEs ปรับปรุง 2565)
- กรมพัฒนาธุรกิจการค้า (DBD) — คู่มือการจัดทำบัญชีตาม พ.ร.บ.การบัญชี พ.ศ. 2543
- กรมพัฒนาธุรกิจการค้า (DBD) — ระบบนำส่งงบการเงินทางอิเล็กทรอนิกส์ (DBD e-Filing)
- คลังความรู้ BC Brain MCP — กฎบัญชี คู่มือการใช้งาน และข้อจำกัดระบบที่ตรวจสอบจากโค้ดจริงของ BC Ai Account
- รายละเอียดผลิตภัณฑ์ BC Ai Account (15 ระบบในพอร์ทัลเดียว)
- คู่มือโครงสร้างเมนูหลัก 9 หมวดของ BC Ai Account
หมายเหตุ: ข้อกำหนดทางกฎหมาย ภาษีอากร มาตรฐานบัญชี และความสามารถของระบบ BC Ai Account ในหน้านี้ตรวจสอบตามเอกสารทางการและระบบจริง ณ 14 พฤศจิกายน 2569 หากมีประกาศแก้ไขเพิ่มเติม ให้ยึดประกาศล่าสุดของหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง