บทความ

ระบบจัดซื้อคืออะไร
ใบขอซื้อ ใบสั่งซื้อ PO และ RFQ ต่างกันอย่างไร

จัดซื้อ • 25 ตุลาคม 2569 • อ่าน 6 นาที

อธิบายขั้นตอนซื้อตั้งแต่แจ้งความต้องการ ขอราคา สั่งซื้อ จนรับของและบันทึกเจ้าหนี้ ให้เจ้าของกิจการและฝ่ายจัดซื้อใช้วางระบบได้จริง

คำตอบสั้น: ระบบจัดซื้อช่วยควบคุมตั้งแต่ใบขอซื้อ การขอใบเสนอราคา (RFQ) ใบสั่งซื้อ (PO) ไปจนถึงรับสินค้าและบันทึกเจ้าหนี้ ใน BC Ai Account ใบขอซื้อและใบสั่งซื้อมีขั้นตอนอนุมัติและยกเลิกในระบบ และเอกสารซื้อลงบัญชีแยกประเภทให้อัตโนมัติ

ระบบจัดซื้อคืออะไร

ระบบจัดซื้อคือระบบที่บันทึกและควบคุมขั้นตอนการซื้อสินค้าหรือวัตถุดิบ ตั้งแต่ผู้ใช้งานแจ้งว่าต้องการของ ฝ่ายจัดซื้อหาราคา สั่งซื้อ จนถึงรับของเข้าคลังและบันทึกเจ้าหนี้ เมื่อทุกขั้นตอนอยู่ในระบบเดียว ผู้บริหารตรวจย้อนหลังได้ว่าใครสั่งอะไร

ใบขอซื้อ ใบสั่งซื้อ PO และ RFQ ต่างกันอย่างไร

เอกสารคืออะไรใช้เมื่อไร
ใบขอซื้อเอกสารภายในที่แผนกต่างๆ ใช้แจ้งความต้องการสินค้าเริ่มต้นกระบวนการ ก่อนติดต่อผู้ขาย
RFQ (Request for Quotation)คำขอใบเสนอราคาที่ส่งไปยังผู้ขายเมื่อต้องการเทียบราคาและเงื่อนไขจากหลายราย
ใบสั่งซื้อ PO (Purchase Order)เอกสารยืนยันการสั่งซื้อที่ส่งให้ผู้ขายที่เลือกหลังเทียบราคาและอนุมัติแล้ว

โดยทั่วไปควรเทียบราคาและอนุมัติก่อนออก PO เพราะเมื่อส่ง PO ไปแล้ว กิจการมีภาระผูกพันกับผู้ขายรายนั้น

ทำไมต้องมีขั้นอนุมัติก่อนสั่งซื้อ

การสั่งซื้อคือการผูกพันเงินของกิจการ ถ้าใครก็สั่งได้เองโดยไม่มีผู้ตรวจ ความเสี่ยงคือซื้อเกินความจำเป็น ซื้อจากผู้ขายที่ราคาไม่ดีที่สุด หรือเกิดการสั่งซื้อที่ไม่โปร่งใส

งานจัดซื้อใน BC Ai Account

BC Ai Account ครอบคลุมงานซื้อและเจ้าหนี้ในระบบเดียวกับบัญชีและสต็อก

ใบขอซื้อและใบสั่งซื้อ

ใบขอซื้อ ใบสั่งซื้อ ใบเสนอราคา และใบสั่งขาย มีขั้นตอนอนุมัติและยกเลิกในระบบ รับสินค้าตามใบสั่งซื้อแบบทะยอยรับ แล้วตั้งหนี้ได้

เอกสารซื้อลงบัญชี

เอกสารซื้อ ส่งคืน และจ่ายชำระหนี้ ลงบัญชีแยกประเภทให้อัตโนมัติตามรูปแบบการเชื่อมบัญชีที่บริษัทกำหนด

เจ้าหนี้และการจ่ายชำระ

จ่ายชำระหนี้ และดูยอดค้างเจ้าหนี้ตามอายุหนี้ได้

เงินมัดจำและเงินล่วงหน้า

บันทึกเอกสารจ่ายเงินมัดจำหรือเงินล่วงหน้าให้ผู้ขาย และตัดกับบิลจริงได้

ข้อควรรู้: การเปรียบเทียบราคาผู้ขายแบบ RFQ ใน BC Ai Account อยู่ระหว่างพัฒนา และการอนุมัติเป็นแบบอนุมัติหรือไม่อนุมัติรายเอกสาร ส่วนอนุมัติหลายชั้นมีในรุ่น Pro (ไม่ใช่การอนุมัติตามวงเงิน) ส่วนการตัดสินใจเลือกผู้ขายและการสั่งซื้อ คนเป็นผู้ตัดสินใจเสมอ

ต้นทุนซื้อเข้ากับบัญชีมาจากเอกสารต้นทาง

เมื่อบันทึกเอกสารซื้อและรับสินค้า สต็อกและรายการบัญชีมาจากเอกสารต้นทางเดียวกัน ต้นทุนสินค้าคำนวณแบบถัวเฉลี่ยเคลื่อนที่ ดูวิธีคิดพร้อมตัวอย่างได้ในบทความ ต้นทุนถัวเฉลี่ยเคลื่อนที่ และการแก้หรือยกเลิกเอกสาร ระบบกลับรายการบัญชีเดิมให้ โดยการยกเลิกต้องระบุเหตุผลทุกครั้ง

คำถามที่พบบ่อย

RFQ คืออะไร

RFQ (Request for Quotation) คือการส่งคำขอใบเสนอราคาไปยังผู้ขาย เพื่อให้ได้ราคาและเงื่อนไขมาเปรียบเทียบก่อนตัดสินใจสั่งซื้อ

ใบสั่งซื้อ PO ต่างจากใบขอซื้ออย่างไร

ใบขอซื้อเป็นเอกสารภายในที่แจ้งความต้องการสินค้า ส่วน PO เป็นเอกสารยืนยันการสั่งซื้อที่ส่งถึงผู้ขาย โดยทั่วไปควรผ่านการเทียบราคาและอนุมัติก่อนออก PO

ขั้นตอนอนุมัติก่อนสั่งซื้อช่วยอะไร

ช่วยให้ผู้มีอำนาจตรวจเอกสารก่อนสั่งซื้อจริง และลดการซื้อเกินความจำเป็น

BC Ai Account มีขั้นตอนอนุมัติเอกสารจัดซื้อไหม

มี ใบขอซื้อ ใบสั่งซื้อ ใบเสนอราคา และใบสั่งขาย มีขั้นตอนอนุมัติและยกเลิกในระบบ

บทความที่เกี่ยวข้อง

ปรึกษาทีม BC Account ดูแพ็กเกจ