บทความ
ระบบ POS คืออะไร? ร้านค้าต้องใช้ไหม และเลือกอย่างไรให้คุ้ม
คู่มือสำหรับเจ้าของร้านค้าที่มีหน้าร้าน อยากเข้าใจก่อนตัดสินใจเลือกโปรแกรม POS
หลายคนอาจเคยได้ยินคำว่า ระบบ POS หรือ โปรแกรม POS แต่ไม่แน่ใจว่ามันคืออะไร และร้านของตัวเองจำเป็นต้องใช้ไหม บทความนี้จะอธิบายให้เข้าใจง่ายที่สุด
POS คืออะไร?
POS ย่อมาจาก Point of Sale แปลตรงๆ คือ "จุดขาย" หรือ "จุดชำระเงิน" ระบบ POS คือซอฟต์แวร์ที่ใช้จัดการการขายสินค้าหรือบริการ ณ จุดที่ลูกค้ามาซื้อ
พูดง่ายๆ คือ: มันคือโปรแกรมคิดเงินที่ทำได้มากกว่าการบวกเลข ช่วยออกใบเสร็จ บันทึกยอดขาย และในบางผลิตภัณฑ์ยังจัดการสต็อก รับ QR payment หรือส่งข้อมูลไปยังระบบบัญชีได้ ขึ้นอยู่กับโปรแกรมที่เลือก
เปรียบเทียบให้เห็นภาพ: เครื่องคิดเงินธรรมดา = มีดทำครัว | ระบบ POS = เครื่องครัวครบชุด ช่วยลดงานที่ต้องทำด้วยมือ และเก็บข้อมูลการขายไว้ใช้ต่อได้ด้วย
ระบบ POS ทำอะไรได้บ้าง?
รายการด้านล่างเป็นความสามารถที่พบได้ทั่วไปในระบบ POS ไม่ได้หมายความว่าทุกผลิตภัณฑ์จะมีครบ ควรตรวจกับผู้ให้บริการแต่ละรายก่อนตัดสินใจ
รับออเดอร์และขายสินค้า
สแกนบาร์โค้ดหรือเลือกสินค้า คำนวณราคา ส่วนลด และภาษีมูลค่าเพิ่ม
รับชำระหลายช่องทาง
เงินสด บัตร QR Code PromptPay หรือบัตรสะสมแต้ม ขึ้นอยู่กับระบบที่เลือก
ดูรายงานยอดขาย
สรุปยอดขายรายวัน รายเดือน และดูสินค้าขายดี
จัดการสต็อกสินค้า
บางระบบตัดสต็อกเมื่อขายและแจ้งเตือนเมื่อสินค้าใกล้หมด
ออกใบเสร็จและใบกำกับภาษี
พิมพ์ใบเสร็จหรือใบกำกับภาษี บางระบบรองรับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์
จัดการพนักงาน
กำหนดสิทธิ์พนักงาน และดูประวัติการทำรายการ
ร้านแบบไหนควรพิจารณาใช้ระบบ POS?
ถ้าร้านของคุณมีลักษณะต่อไปนี้ อาจถึงเวลาพิจารณาใช้ POS:
- มีสินค้าหลายรายการ จนจำราคาหรือจดมือไม่ไหว
- มีพนักงานหลายคน ต้องการระบบตรวจสอบยอดขาย
- เปิดรับชำระผ่าน QR Code หรือบัตร
- ต้องการออกใบกำกับภาษีอย่างถูกต้อง
- อยากรู้ว่าสินค้าไหนขายดี โดยไม่ต้องนับมือ
- มีหลายสาขา ต้องการข้อมูลรวม
POS สำหรับร้านค้าปลีกกับร้านค้าส่งต่างกันอย่างไร?
ตารางนี้เป็นแนวทางทั่วไปว่าแต่ละประเภทร้านมักให้ความสำคัญกับเรื่องใด ไม่ใช่รายการฟีเจอร์ของผลิตภัณฑ์ใดโดยเฉพาะ
| เรื่องที่ควรพิจารณา | ร้านค้าปลีก | ร้านค้าส่ง/ร้านวัสดุ |
|---|---|---|
| บาร์โค้ดสินค้า | จำเป็นมาก | มักใช้ |
| หลายหน่วยนับ (ชิ้น/แพ็ก/ลัง) | บางร้าน | มักจำเป็น |
| ขายเชื่อ/เครดิตลูกค้า | บางร้าน | มักจำเป็น |
| สมาชิก/แต้มสะสม | เหมาะ | ขึ้นอยู่กับร้าน |
| ใบสั่งจอง/นัดส่งของ | ไม่ค่อยจำเป็น | มักใช้ |
ปัจจัยที่ควรเทียบก่อนเลือกโปรแกรม POS
ราคาและขอบเขตของระบบ POS ต่างกันตามผู้ให้บริการ ควรขอใบเสนอราคาและเงื่อนไขเป็นลายลักษณ์อักษรก่อนตัดสินใจ และเทียบในประเด็นต่อไปนี้:
ฟีเจอร์ที่ร้านใช้จริง
ตรวจว่าระบบมีสต็อก รายงาน การรับชำระ และใบกำกับภาษีตามที่ร้านต้องการหรือไม่ ระบบฟรีหรือแพ็กเกจเริ่มต้นมักมีข้อจำกัดด้านฟีเจอร์ ควรอ่านเงื่อนไขให้ชัด
จำนวนผู้ใช้ สาขา และอุปกรณ์
ถามว่าคิดค่าบริการตามผู้ใช้ สาขา หรืออุปกรณ์อย่างไร และต้องซื้อ hardware เพิ่มหรือไม่
การเชื่อมต่อกับบัญชี
ถามว่า POS ส่งยอดขายเข้าโปรแกรมบัญชีอย่างไร ใครเป็นผู้ตั้งค่า และหากไม่เชื่อมต่อ ต้องบันทึกยอดซ้ำด้วยมือหรือไม่
BC Ai POS และ BC Ai Account
BC Ai Solution มี BC Ai POS เป็นโปรแกรมขายหน้าร้าน (POS) ที่พร้อมจำหน่าย และ BC Ai Account เป็นโปรแกรมบัญชีและระบบหลังบ้านด้านเอกสารขาย สต็อก และลูกหนี้ ซึ่งไม่มี POS ในตัว ทั้งสองจำหน่ายแยกกัน รายละเอียดฟีเจอร์และการเชื่อมต่อกับ BC Ai Account สอบถามทีมขาย
คำถามที่พบบ่อย (FAQ)
ต้องซื้อ hardware พิเศษไหมถ้าจะใช้ POS?
ขึ้นอยู่กับระบบที่เลือก บางระบบใช้แท็บเล็ตหรือคอมพิวเตอร์ทั่วไปได้ บางระบบต้องใช้อุปกรณ์เฉพาะ ควรถามผู้ให้บริการก่อนซื้อ สำหรับ BC Ai POS สอบถามทีมขาย
POS ต่างจาก Excel ยังไง? ทำ Excel เองไม่ได้เหรอ?
Excel ทำได้ครับ แต่มีจุดอ่อนคือ: ต้องกรอกมือทุกรายการ (ช้า เสี่ยงผิดพลาด), ไม่ตัดสต็อกอัตโนมัติ, ไม่รับ QR payment และออกเอกสารภาษีอิเล็กทรอนิกส์เองได้ยาก เมื่อร้านโตขึ้น Excel อาจไม่เพียงพอ
POS เชื่อมต่อกับบัญชีได้ไหม?
ขึ้นอยู่กับระบบที่เลือก POS บางรายส่งยอดขายเข้าโปรแกรมบัญชีได้โดยตรง บางรายต้องส่งออกไฟล์หรือสรุปยอดไปบันทึกเอง ควรถามผู้ให้บริการให้ชัดก่อนซื้อ สำหรับ BC Ai POS รายละเอียดฟีเจอร์และการเชื่อมต่อกับ BC Ai Account สอบถามทีมขาย
ย้ายจากระบบเก่ามาใช้ POS ใหม่ ข้อมูลเก่าจะอยู่ไหม?
ขึ้นอยู่กับผู้ให้บริการแต่ละราย ควรถามก่อนว่ารองรับการนำเข้าข้อมูลสินค้าและลูกค้าเดิมหรือไม่ และมีค่าใช้จ่ายหรือไม่