บทความ

ระบบ POS คืออะไร? ร้านค้าต้องใช้ไหม และเลือกอย่างไรให้คุ้ม

โปรแกรม POS • 3 มีนาคม 2568

คู่มือสำหรับเจ้าของร้านค้าที่มีหน้าร้าน อยากเข้าใจก่อนตัดสินใจเลือกโปรแกรม POS

หลายคนอาจเคยได้ยินคำว่า ระบบ POS หรือ โปรแกรม POS แต่ไม่แน่ใจว่ามันคืออะไร และร้านของตัวเองจำเป็นต้องใช้ไหม บทความนี้จะอธิบายให้เข้าใจง่ายที่สุด

POS คืออะไร?

POS ย่อมาจาก Point of Sale แปลตรงๆ คือ "จุดขาย" หรือ "จุดชำระเงิน" ระบบ POS คือซอฟต์แวร์ที่ใช้จัดการการขายสินค้าหรือบริการ ณ จุดที่ลูกค้ามาซื้อ

พูดง่ายๆ คือ: มันคือโปรแกรมคิดเงินที่ทำได้มากกว่าการบวกเลข ช่วยออกใบเสร็จ บันทึกยอดขาย และในบางผลิตภัณฑ์ยังจัดการสต็อก รับ QR payment หรือส่งข้อมูลไปยังระบบบัญชีได้ ขึ้นอยู่กับโปรแกรมที่เลือก

เปรียบเทียบให้เห็นภาพ: เครื่องคิดเงินธรรมดา = มีดทำครัว | ระบบ POS = เครื่องครัวครบชุด ช่วยลดงานที่ต้องทำด้วยมือ และเก็บข้อมูลการขายไว้ใช้ต่อได้ด้วย

ระบบ POS ทำอะไรได้บ้าง?

รายการด้านล่างเป็นความสามารถที่พบได้ทั่วไปในระบบ POS ไม่ได้หมายความว่าทุกผลิตภัณฑ์จะมีครบ ควรตรวจกับผู้ให้บริการแต่ละรายก่อนตัดสินใจ

ร้านแบบไหนควรพิจารณาใช้ระบบ POS?

ถ้าร้านของคุณมีลักษณะต่อไปนี้ อาจถึงเวลาพิจารณาใช้ POS:

• มีสินค้าหลายรายการ จนจำราคาหรือจดมือไม่ไหว
• มีพนักงานหลายคน ต้องการระบบตรวจสอบยอดขาย
• เปิดรับชำระผ่าน QR Code หรือบัตร
• ต้องการออกใบกำกับภาษีอย่างถูกต้อง
• อยากรู้ว่าสินค้าไหนขายดี โดยไม่ต้องนับมือ
• มีหลายสาขา ต้องการข้อมูลรวม

POS สำหรับร้านค้าปลีกกับร้านค้าส่งต่างกันอย่างไร?

ตารางนี้เป็นแนวทางทั่วไปว่าแต่ละประเภทร้านมักให้ความสำคัญกับเรื่องใด ไม่ใช่รายการฟีเจอร์ของผลิตภัณฑ์ใดโดยเฉพาะ

ปัจจัยที่ควรเทียบก่อนเลือกโปรแกรม POS

ราคาและขอบเขตของระบบ POS ต่างกันตามผู้ให้บริการ ควรขอใบเสนอราคาและเงื่อนไขเป็นลายลักษณ์อักษรก่อนตัดสินใจ และเทียบในประเด็นต่อไปนี้:

เช็กลิสต์เลือก POS สำหรับร้านค้า SME

ก่อนเปรียบเทียบผู้ให้บริการ ลองไล่ตามรายการนี้ว่าร้านของคุณต้องการอะไรจริง แล้วถามผู้ให้บริการทีละข้อ ไม่ต้องมีครบทุกข้อ เลือกเฉพาะที่ร้านใช้

• สแกนบาร์โค้ดได้เร็ว และขายสินค้าที่มีหลายหน่วย เช่น ชิ้น แพ็ก ลัง ได้หรือไม่
• รับชำระได้ตรงกับที่ลูกค้าใช้ เช่น เงินสด บัตร และ QR พร้อมเพย์
• ขายแล้วสต็อกลดตามหรือไม่ และดูสินค้าคงเหลือได้ตลอดเวลาหรือไม่
• ออกใบเสร็จหรือใบกำกับภาษีได้ตามที่ร้านต้องใช้
• ส่งข้อมูลเข้าบัญชีได้โดยไม่ต้องคีย์ซ้ำ หรืออย่างน้อยมีวิธีสรุปยอดที่ตรวจสอบย้อนหลังได้
• กำหนดสิทธิ์พนักงานแต่ละคนได้ และรองรับหลายสาขาถ้ามีแผนขยาย
• ใช้กับอุปกรณ์ที่ร้านมีอยู่แล้วได้หรือไม่ ต้องซื้ออุปกรณ์เพิ่มอะไรบ้าง

เริ่มใช้ POS ต้องเตรียมอะไร

1. ข้อมูลร้านค้า ชื่อร้าน ที่อยู่ เบอร์โทร และเลขประจำตัวผู้เสียภาษี ถ้าร้านออกใบกำกับภาษี
2. ข้อมูลสินค้า ชื่อ บาร์โค้ด ราคา และหน่วยนับ ควรเตรียมให้ครบก่อนเปิดใช้ เพราะเป็นงานที่ใช้เวลามากที่สุด
3. อุปกรณ์ เช่น เครื่องอ่านบาร์โค้ด เครื่องพิมพ์ใบเสร็จ และลิ้นชักเก็บเงิน ตามที่ร้านต้องใช้
4. ทดลองขายก่อนใช้จริง ลองขาย คืนสินค้า และปิดยอดสักหลายรอบ แล้วตรวจว่ายอดเงิน สต็อก และรายงานตรงกัน

ขั้นตอนการขายหน้าร้านโดยทั่วไป

1. สแกนบาร์โค้ดหรือค้นหาสินค้า
2. ระบุจำนวนที่ลูกค้าต้องการ
3. ใส่ส่วนลดหรือโปรโมชั่นตามเงื่อนไขที่ร้านตั้งไว้ (ถ้าระบบรองรับ)
4. เลือกวิธีชำระเงิน
5. พิมพ์ใบเสร็จหรือใบกำกับภาษีให้ลูกค้า

เทคนิคใช้ POS ให้คุ้มค่า

• ขายให้เร็วขึ้น จัดกลุ่มสินค้าที่ขายบ่อยให้หาง่าย และใช้เครื่องสแกนที่อ่านได้แม่นยำ
• รักษาความปลอดภัย ให้พนักงานแต่ละคนมีบัญชีและสิทธิ์ของตัวเอง และสำรองข้อมูลสม่ำเสมอ
• ตรวจยอดเงินทุกกะ เทียบเงินในลิ้นชักกับยอดขายตามรายงานก่อนปิดกะ จะรู้ส่วนต่างได้ทันที

BC Ai POS และ BC Ai Account

BC Ai Solution มี BC Ai POS เป็นโปรแกรมขายหน้าร้าน (POS) ที่ขายได้แม้ไม่มีอินเทอร์เน็ต พักบิล รองรับลูกค้า/สมาชิก ส่วนลด โปรโมชัน คูปอง แต้ม และเปิด-ปิดกะ แล้วซิงก์บิลเข้าบัญชีของ BC Ai Account ซึ่งเป็นโปรแกรมบัญชีและระบบหลังบ้านด้านเอกสารขาย สต็อก และลูกหนี้ ทั้งสองจำหน่ายแยกกัน ราคาสอบถามทีมขาย

คำถามที่พบบ่อย (FAQ)

ต้องซื้อ hardware พิเศษไหมถ้าจะใช้ POS?

ขึ้นอยู่กับระบบที่เลือก บางระบบใช้แท็บเล็ตหรือคอมพิวเตอร์ทั่วไปได้ บางระบบต้องใช้อุปกรณ์เฉพาะ ควรถามผู้ให้บริการก่อนซื้อ สำหรับ BC Ai POS สอบถามทีมขาย

POS ต่างจากสเปรดชีตยังไง? ทำในสเปรดชีตเองไม่ได้เหรอ?

สเปรดชีตทำได้ครับ แต่มีจุดอ่อนคือ: ต้องกรอกมือทุกรายการ (ช้า เสี่ยงผิดพลาด), ไม่ตัดสต็อกอัตโนมัติ, ไม่รับ QR payment และออกเอกสารภาษีอิเล็กทรอนิกส์เองได้ยาก เมื่อร้านโตขึ้นสเปรดชีตอาจไม่เพียงพอ

POS เชื่อมต่อกับบัญชีได้ไหม?

ขึ้นอยู่กับระบบที่เลือก POS บางรายส่งยอดขายเข้าโปรแกรมบัญชีได้โดยตรง บางรายต้องส่งออกไฟล์หรือสรุปยอดไปบันทึกเอง ควรถามผู้ให้บริการให้ชัดก่อนซื้อ สำหรับ BC Ai POS ซิงก์บิลเข้าบัญชีของ BC Ai Account โดยตรง รายละเอียดสอบถามทีมขาย

ย้ายจากระบบเก่ามาใช้ POS ใหม่ ข้อมูลเก่าจะอยู่ไหม?

ขึ้นอยู่กับผู้ให้บริการแต่ละราย ควรถามก่อนว่ารองรับการนำเข้าข้อมูลสินค้าและลูกค้าเดิมหรือไม่ และมีค่าใช้จ่ายหรือไม่

บทความที่เกี่ยวข้อง

• โปรแกรมบัญชีออนไลน์คืออะไร? ต่างจากแบบเดิมอย่างไร
• e-Tax Invoice คืออะไร? บังคับไหม
• BC Ai POS โปรแกรมขายหน้าร้านสำหรับร้านค้า

ขอใบเสนอราคา ติดต่อทีมขาย