กลับไปบทความ

POS กับบัญชีร้านค้าปลีก ทำให้ยอดขาย สต็อก และภาษีตรงกัน

ร้านค้าปลีกจำนวนมากใช้เครื่องคิดเงินหรือโปรแกรม POS หน้าร้านอย่างเดียว แล้วไปคีย์ยอดเข้าโปรแกรมบัญชีตอนเย็นหรือสิ้นเดือน ทำให้ยอดขายกับสต็อกไม่ตรง ภาษีซื้อ–ขายตามไม่ทัน และเจ้าของร้านอ่านรายงานช้าเกินไป บทความนี้อธิบายแนวทางให้ยอดขายจากหน้าร้านเข้าสู่ระบบบัญชีอย่างเป็นระเบียบ โดยใช้ BC Account เป็นระบบหลังบ้านสำหรับเอกสารขาย สต็อก ลูกหนี้ และโปรแกรมบัญชี อ้างอิงเมนูและงานจริงในระบบทดลองที่ account.bcaicloud.com และสอดคล้องกับโซลูชัน ร้านค้าปลีก ทั้งนี้ BC Account ไม่ใช่โปรแกรม POS หน้าร้านส่วนการใช้คู่กับ BC Ai POS ซึ่งเป็นผลิตภัณฑ์แยก สอบถามทีมขาย

ทำไมร้านค้าปลีกต้องวางทางจาก POS ไปบัญชีให้ชัด

หน้าร้านคือจุดที่เงินและของเคลื่อนไหวเร็วที่สุด การขายหนึ่งครั้งควรจบด้วยใบเสร็จ ปรับสต็อก และบันทึกรายได้ที่ตรวจย้อนได้ หาก POS กับบัญชีแยกกันโดยไม่มีวิธีส่งยอดที่ชัดเจน มักเกิดปัญหาเหล่านี้ซ้ำ ๆ

เมื่อยอดขายจากหน้าร้านถูกบันทึกเข้างานขาย สต็อก และบัญชีหลังบ้านอย่างสม่ำเสมอ ตัวเลขรายวันจะพร้อมตรวจ และผู้ทำบัญชีไม่ต้องไล่เก็บข้อมูลย้อนหลังตอนสิ้นเดือน

จาก POS เข้าบัญชี หมายถึงอะไรในทางปฏิบัติ

วงจรงานตั้งแต่เคาน์เตอร์ถึงบัญชีมีลำดับดังนี้ โดยขั้นตอนที่ 1–2 ทำในโปรแกรม POS หน้าร้านของร้านเอง ส่วนขั้นตอนที่ 3–5 ทำใน BC Account

  1. ค้นหาสินค้าด้วยบาร์โค้ดหรือรหัสสินค้าที่เคาน์เตอร์ (โปรแกรม POS ของร้าน)
  2. รับชำระเงินสด โอน หรือช่องทางที่ร้านเปิดใช้ แล้วออกใบเสร็จ (โปรแกรม POS ของร้าน)
  3. บันทึกยอดขายเป็นเอกสารบันทึกขายสินค้า (เงินสดหรือเงินเชื่อ) ใน BC Account ตามรอบที่ร้านกำหนด เช่น สรุปรายวัน
  4. ตรวจรายงานคงเหลือสินค้าและรายงานขายรายวัน
  5. สรุปเงินสด/ธนาคารและภาษีขายเพื่อกระทบยอดเย็น

BC Account วางเอกสารขาย สต็อก และบัญชีไว้ในระบบเดียวกัน จึงเหมาะกับร้านที่ต้องการเห็นทั้งยอดขายและเอกสารบัญชีจากชุดข้อมูลเดียว แต่ร้านต้องบันทึกหรือสรุปยอดจาก POS เข้า BC Account เอง

ร้านค้าปลีกแบบไหนได้ประโยชน์ชัดที่สุด

ร้านสะดวกซื้อและร้านของใช้ประจำวัน

สินค้าหมุนเร็ว บาร์โค้ดเยอะ ต้องคุมสต็อกถี่ หากยอดขายไม่เข้าระบบบัญชีสม่ำเสมอ ยอดสิ้นวันจะกระทบยาก และยอดคงเหลือจะรู้ช้า

ร้านวัสดุก่อสร้างที่มีเคาน์เตอร์ขายหน้าร้าน

นอกจากขายเชื่อผู้รับเหมาแล้วยังมีลูกค้าเงินสดที่เคาน์เตอร์ การบันทึกขายเงินสดและเงินเชื่อใน BC Account ช่วยให้บิลหน้าร้านกับบิลส่งของอยู่ในกระบวนการเดียวกัน ดูภาพรวมธุรกิจวัสดุได้ที่ โซลูชันวัสดุก่อสร้าง

ร้านปุ๋ยและร้านเกษตรที่มีขายปลีกหน้าร้าน

ร้านที่ขายทั้งปลีกและส่งให้เกษตรกรใช้เอกสารขายเงินสดและเงินเชื่อ แยกลูกหนี้ตามลูกค้าได้ ทั้งนี้ BC Account ไม่มีการติดตามล็อตหรือวันหมดอายุของสินค้า ร้านที่ต้องการส่วนนี้ควรคุมนอกระบบ ดูแนวทางเฉพาะได้ที่ โซลูชันร้านปุ๋ย / การเกษตร

ร้านที่มีหลายสาขาหรือหลายจุดขาย

แต่ละสาขาควรมีคลังและสิทธิ์ผู้ใช้ชัด BC Account จัดหลายสาขาภายใต้กลุ่มกิจการ แยกสต็อกเป็นหลายคลัง และกำหนดสิทธิ์ผู้ใช้รายเมนูได้

เกณฑ์เลือกโปรแกรม POS หน้าร้านของร้าน

BC Account ไม่ใช่โปรแกรม POS ร้านที่เลือกโปรแกรม POS หน้าร้านแยกต่างหากควรตรวจความสามารถต่อไปนี้

ดูเกณฑ์เลือกโปรแกรม POS เพิ่มเติมที่บทความ โปรแกรม POS สำหรับร้านค้าไทย และแนวทางงานขายหลังบ้านที่ งานขาย สต็อก และบัญชีหลังบ้านสำหรับร้านค้าปลีก

ฟีเจอร์ฝั่งบัญชีที่ต้องพร้อมรับข้อมูลจาก POS

ภาพรวมโมดูลบัญชีอ่านได้ที่หน้า โปรแกรมบัญชี และคู่มือ BC Account สำหรับ SME

ตัวอย่างกระบวนการรายวันเมื่อใช้ POS ร่วมกับ BC Account

  1. เปิดร้าน: ตรวจเงินทอน เปิดกะในโปรแกรม POS ของร้าน และดูยอดคงเหลือสินค้าจากรายงานใน BC Account
  2. ระหว่างวัน: ขายและรับชำระที่ POS ของร้าน เก็บใบเสร็จและสรุปยอดตามช่องทางชำระ
  3. รับของเข้า: บันทึกรับสินค้าเข้าคลังใน BC Account โดยระบุคลังให้ตรงกับที่เก็บจริง เช่น คลังหน้าร้านหรือคลังหลังร้าน
  4. ปิดร้าน: สรุปยอดขายตามช่องทางชำระจาก POS กระทบเงินสด/โอน ตรวจส่วนต่างทันที แล้วบันทึกยอดขายของวันลงใน BC Account
  5. หลังบ้าน: ดูรายงานขายรายวัน คงเหลือสินค้า และรายงานภาษีขายที่เกิดจากเอกสารขาย
  6. รายสัปดาห์: ดูกำไรขั้นต้นตามสินค้า และเทียบรายงานคงเหลือกับยอดขายตามสินค้า เพื่อหาสินค้าที่ขายช้าและปรับสั่งซื้อ และตรวจสิทธิ์ผู้ใช้

จุดตั้งค่าที่ควรทำให้ถูกตั้งแต่วันแรก

1) รหัสสินค้าและบาร์โค้ดชุดเดียว

โปรแกรม POS ของร้านกับ BC Account ควรใช้รหัสสินค้าและบาร์โค้ดชุดเดียวกัน หากมีหลายบาร์โค้ดต่อหนึ่งสินค้า ให้ตกลงว่ารหัสใดเป็นรหัสหลักก่อนเปิดขายจริง

2) คลังหน้าร้านชัดเจน

กำหนดว่ายอดขายจาก POS จะบันทึกกับคลังใดใน BC Account หากมีคลังหลังร้าน ควรตกลงก่อนว่าจะนับรวมเป็นคลังเดียว หรือแยกคลังแล้วบันทึกเอกสารรับเข้า/เบิกใช้ให้ตรงกับที่เก็บจริง ไม่เช่นนั้นยอดคงเหลือจะสับสน

3) รหัสสินค้าและราคาขาย

ร้านที่ขายทั้งชิ้นและแพ็ก ให้ตั้งเป็นคนละรหัสและบาร์โค้ดตามที่ขายจริง กำหนดราคาขายได้หลายระดับต่อบาร์โค้ด และพิมพ์ป้ายราคาชั้นวางให้ตรงกับราคาที่ใช้ ไม่มีการแปลงหน่วยอัตโนมัติ

4) สิทธิ์ผู้ใช้

กำหนดสิทธิ์ผู้ใช้รายเมนูให้พนักงานเข้าได้เฉพาะเมนูที่จำเป็น ส่วนการปิดงวดและการดูรายงานภาพรวมควรเป็นสิทธิ์ของหัวหน้าร้านหรือเจ้าของ

5) ผังบัญชีรายได้และภาษี

กำหนดว่ารายได้หน้าร้านลงบัญชีหมวดใด และภาษีขายไหลไปรายงานใด เพื่อให้สิ้นเดือนไม่ต้องย้ายตัวเลขมือ

วิธีตรวจว่าการบันทึกยอดจาก POS เข้าบัญชี “ใช้ได้จริง”

หลังทดลองบันทึกยอดขายในระบบ ให้ตรวจเช็คลิสต์สั้น ๆ นี้ภายในวันเดียวกัน

หากข้อใดข้อหนึ่งไม่ผ่าน แก้ที่ข้อมูลหลักสินค้า สิทธิ์ หรือคลังก่อนขยายไปสาขาอื่น

ข้อจำกัดที่ควรรู้: ไม่มีการนำเข้าจาก POS

BC Account ไม่มีฟังก์ชันนำเข้ายอดขายหรือเอกสารจากไฟล์ของโปรแกรม POS ร้านจึงต้องบันทึกหรือสรุปยอดเข้า BC Account เอง วิธีนี้พอใช้ได้เมื่อจำนวนบิลไม่มาก และควรกำหนดรอบกับผู้รับผิดชอบให้ชัด เช่น สรุปยอดขายรายวันตามช่องทางชำระ เพื่อให้ตรวจย้อนหลังได้ หากร้านมีจำนวนบิลมาก ควรปรึกษาทีมงานและผู้ทำบัญชีเรื่องวิธีบันทึกที่เหมาะสมก่อนเริ่มใช้ และสอบถามทีมขายเรื่อง BC Ai POS ซึ่งเป็นผลิตภัณฑ์แยก

กรณีหลายสาขา: สิ่งที่ต้องวางก่อนขยายจุดขาย

ใน BC Account จัดหลายบริษัทและหลายสาขาภายใต้กลุ่มกิจการ แยกสต็อกเป็นหลายคลัง และกำหนดสิทธิ์ผู้ใช้รายเมนูได้ เหมาะกับร้านค้าปลีกที่เริ่มจากสาขาเดียวแล้วขยายทีละจุด

เช็คลิสต์ก่อนตัดสินใจเลือกโปรแกรม POS และโปรแกรมบัญชี

หลักเกณฑ์แพ็กเกจดูได้ที่ รายละเอียดแพ็กเกจ หรือ ติดต่อทีมงาน

ลงลึกการออกแบบบาร์โค้ดและป้ายราคาได้ที่ คุมสต็อกร้านค้าปลีกด้วยบาร์โค้ดและป้ายราคา

ลงลึกการไหลของใบเสนอราคา ลูกหนี้ลูกค้าประจำ และวงเงินเครดิตได้ที่ ขายเชื่อลูกค้าประจำ วงเงินเครดิต และบัญชีลูกหนี้ร้านค้าปลีก

คำถามที่พบบ่อย

POS กับบัญชีทำงานร่วมกันอย่างไร

โดยทั่วไปหมายถึงยอดขายจากหน้าร้านถูกส่งต่อเข้าสต็อกและบัญชีหลังบ้านโดยไม่ต้องคีย์ซ้ำหลายที่ สำหรับ BC Account ซึ่งเป็นระบบหลังบ้านและไม่ใช่โปรแกรม POS ร้านบันทึกยอดขายเป็นเอกสารขายใน BC Account (การเชื่อมกับโปรแกรม POS สอบถามทีมขาย) เพื่อให้สต็อก ลูกหนี้ และบัญชีอ้างอิงเอกสารชุดเดียวกัน

ร้านค้าปลีกที่ใช้ POS ควรเริ่มบันทึกยอดขายเข้าบัญชีจากจุดไหน

เริ่มจากให้รหัสสินค้าและบาร์โค้ดใน POS ตรงกับข้อมูลสินค้าใน BC Account ตั้งคลังให้ตรงกัน แล้วทดลองบันทึกยอดขายหนึ่งวัน ตรวจรายงานขายและคงเหลือเทียบกับรายงานของ POS

BC Account รองรับหลายสาขาหรือไม่

รองรับ ในระบบจัดหลายบริษัทและหลายสาขาภายใต้กลุ่มกิจการเดียวได้ กำหนดสิทธิ์ผู้ใช้รายเมนู และแยกสต็อกเป็นหลายคลังได้

ร้านวัสดุหรือร้านปุ๋ยใช้แนวทางนี้ได้ไหม

ได้ หากมีเคาน์เตอร์ขายหน้าร้านและใช้ POS ของร้านเอง แนวทางบันทึกยอดขายเข้า BC Account ใช้ได้ ส่วนร้านที่ต้องติดตามล็อตหรือวันหมดอายุของสินค้า BC Account ไม่รองรับ ควรดูหน้าโซลูชันเฉพาะทางอย่าง วัสดุก่อสร้าง หรือ ร้านปุ๋ย ประกอบด้วย

ทดลองใช้ BC Account ได้ที่ไหน

ทดลองใช้ระบบจริงได้ที่ account.bcaicloud.com หรือ ติดต่อทีมงาน เพื่อเปิดทดลองและยืนยันขอบเขตฟีเจอร์

ดูคู่มือฉบับลงมือทำล่าสุดได้ที่ คู่มือโปรแกรมบัญชีและ POS ร้านค้าปลีก