โปรแกรมบัญชีร้านวัสดุก่อสร้าง คุมสต็อก เครดิต ผู้รับเหมา
ร้านวัสดุก่อสร้างในไทยมักเจอของหลากหน่วยนับ ส่งของหลายเที่ยว ลูกค้าเป็นผู้รับเหมาที่ซื้อเชื่อ และต้องรู้ทั้งสต็อกกับลูกหนี้พร้อมกัน บทความนี้สรุปวิธีใช้ โปรแกรมบัญชี BC Account กับธุรกิจวัสดุ โดยอ้างอิงเมนูจริง และสอดคล้องกับบริษัทสาธิตวัสดุก่อสร้างในระบบทดลอง ดูภาพรวมได้ที่ ร้านวัสดุก่อสร้าง
ความต่างของร้านวัสดุก่อสร้างกับร้านค้าทั่วไป
- สินค้าชิ้นเดียวมีหลายหน่วย เช่น เส้น / เส้นเมตร / กิโลกรัม / ตัน
- มีทั้งขายหน้าร้านและจัดส่งขึ้นไซต์งาน
- ลูกหนี้ผู้รับเหมาเป็นสัดส่วนสูง ต้องดูอายุหนี้บ่อย
- รับของจากซัพพลายเออร์เป็นล็อต และอาจทยอยรับ
- ต้นทุนผันตามราคาตลาด ต้องบันทึกซื้อและปรับปรุงให้ทัน
โมดูลใน BC Account ที่ร้านวัสดุใช้บ่อย
งานซื้อและรับสินค้า
ใบขอซื้อ สืบราคา ซื้อสินค้า และรับสินค้าแบบทยอยรับ เหมาะกับออเดอร์ที่ส่งไม่ครบในเที่ยวเดียว มีบันทึกต้นทุนแฝงและปรับปรุงใบรับสินค้าเมื่อมีค่าขนส่งหรือส่วนต่าง
งานขาย สั่งจอง และกำหนดส่ง
ใบสั่งขาย ขายสินค้า ติดตามใบสั่งจอง ตรวจสอบวันที่ และปรับปรุงวันที่ส่งของ ช่วยให้คลังกับรถส่งของทำงานจากเอกสารชุดเดียวกัน
สต็อกหลายคลัง
แยกคลังหน้าร้าน คลังหลังร้าน หรือลานเหล็ก โอนระหว่างคลัง ตรวจนับ และดูรายงานคงเหลือ/ความเคลื่อนไหว
ลูกหนี้ผู้รับเหมา
ตั้งลูกหนี้ กลุ่มลูกหนี้ รายงานอายุหนี้ และรับชำระรายวัน ทำให้รู้ว่าใครค้างนานก่อนจะปล่อยเชื่อรอบใหม่
เจ้าหนี้ซัพพลายเออร์
รับวางบิล ตัดชำระ และรายงานอายุเจ้าหนี้ ช่วยวางแผนจ่ายโดยไม่กระทบสภาพคล่อง
ภาษีและงบ
ภาษีซื้อ–ขาย ภ.พ.30 หัก ณ ที่จ่าย และงบกำไรขาดทุน/งบดุลสำหรับเจ้าของร้านหรือธนาคาร
ตัวอย่างกระบวนการรายวันของร้านวัสดุ
- เช้า: ดูรายงานสินค้าใกล้หมดและใบสั่งจองที่ถึงกำหนดส่ง
- ระหว่างวัน: เปิดใบสั่งขาย/ขายสินค้า ตัดสต็อก ออกรถส่ง
- รับของจากซัพพลายเออร์: บันทึกรับสินค้า หรือรับแบบทยอยรับ
- เย็น: ดูรายงานขายรายวัน กระทบเงินสด/โอน และลูกหนี้ที่รับชำระ
- รายสัปดาห์: ไล่รายงานอายุหนี้ผู้รับเหมา ก่อนขยายเครดิต
จุดที่ควรเซ็ตให้ถูกตั้งแต่ต้น
- หน่วยนับและการแปลงหน่วยของเหล็ก ปูน ท่อ กระเบื้อง
- คลังและการโอนระหว่างลานกับหน้าร้าน
- วงเงินเครดิตและกลุ่มลูกหนี้ผู้รับเหมา
- ผังบัญชีรายได้/ต้นทุนขายวัสดุ ให้รายงานกำไรอ่านง่าย
เชื่อมงานขายหน้าร้านอย่างไร
หากมีเคาน์เตอร์ขายหน้าร้าน ให้ดูแนวทางที่หน้า โปรแกรม POS ร่วมด้วย ใช้บาร์โค้ดหรือรหัสสินค้าช่วยค้นหาเร็ว แล้วให้เอกสารไหลเข้าบัญชีโดยไม่คีย์ซ้ำ
ตัวอย่างเอกสารที่ร้านวัสดุใช้บ่อยในหนึ่งออเดอร์
ผู้รับเหมาสั่งเหล็กและปูน → เปิดใบสั่งขายหรือใบสั่งจอง → จัดของจากลาน → ออกบิลขาย/ใบส่งของ → ตัดสต็อก → หากขายเชื่อให้ไปอยู่ในลูกหนี้ → นัดรับชำระตามเทอม หากของจากซัพพลายเออร์มาไม่ครบ ให้รับแบบทยอยรับแล้วค่อยปิดเมื่อครบ
คุมต้นทุนค่าขนส่งและของเสียอย่างไร
ค่าขนส่งหรือค่าเครนที่ผูกกับล็อตซื้อ บันทึกเป็นต้นทุนแฝงในใบรับสินค้า จะได้ต้นทุนต่อหน่วยใกล้ความจริง ของหักมัดหรือของเสียจากการตัด ควรมีเอกสารปรับปรุงสต็อก ไม่ใช่แก้ตัวเลขตรง ๆ โดยไม่มีร่องรอย
รายงานที่เจ้าของร้านวัสดุควรเปิดทุกเช้า
- ใบสั่งจองถึงกำหนดส่งวันนี้
- สินค้าใกล้หมดในลานหลัก
- ลูกหนี้ผู้รับเหมาที่เกินเทอม
- ยอดขายเมื่อวาน เทียบเป้าสัปดาห์
คำถามที่พบบ่อย
รับของไม่ครบเที่ยวเดียวทำอย่างไร
ใช้การรับสินค้าแบบทยอยรับในระบบ แล้วปิดรับเมื่อครบตามใบสั่งซื้อ
ดูได้ไหมว่าผู้รับเหมาคนไหนค้างนาน
ใช้รายงานอายุลูกหนี้และยอดคงเหลือรายเอกสาร ก่อนอนุมัติออเดอร์รอบใหม่
ร้านมีหลายลานต้องแยกคลังไหม
แนะนำแยกคลังเพื่อให้โอนและตรวจนับชัด แล้วสรุปรายงานรวมที่มุมมองสาขา