กลับไปบทความ

สต็อกกับบัญชีต้องเชื่อมกันอย่างไร สำหรับ SME ไทย

ถ้าสต็อกอยู่ในสมุดเล่มหนึ่ง และบัญชีอยู่ในอีกไฟล์หนึ่ง ร้านจะรู้แค่ว่าของหมด แต่ไม่รู้ว่ากำไรจริงเท่าไร บทความนี้สรุปวิธีเชื่อมงานคลังกับ โปรแกรมบัญชี ใน BC Account สำหรับ SME ไทย ทั้งร้านวัสดุ ค้าปลีก และร้านปุ๋ย

ทำไมสต็อกแยกจากบัญชีถึงอันตราย

• ยอดขายดูดี แต่กำไรหายเพราะต้นทุนไม่ทันอัปเดต
• ของหายหรือเบิกใช้เองโดยไม่ลงระบบ
• ปิดงบช้าเพราะต้องมานับและคำนวณท้ายเดือน
• สั่งซื้อเกินเพราะไม่เห็นความเคลื่อนไหวจริง

วงจรสต็อกใน BC Account

จากเมนูสินค้าคงคลัง มีทั้งข้อมูลหลักสินค้า บาร์โค้ด กลุ่ม ยี่ห้อ หลายคลัง ยอดยกมา และเอกสารรับ เบิก คืน ที่ปรับคงเหลือแยกตามสินค้าและคลัง พร้อมพิมพ์ป้ายราคาชั้นวางได้ โดยต้นทุนสินค้าคิดแบบถัวเฉลี่ยต่อคลัง

รับเข้า

รับจากซื้อสินค้าหรือรับแบบทยอยรับ และบันทึกเอกสารต้นทุนแฝงเมื่อมีค่าขนส่ง

ตัดออก

ตัดจากการขายหรือเบิกใช้ ทำให้รายงานความเคลื่อนไหวครบ

ตรวจนับ

นับของจริงเป็นระยะ โดยเฉพาะก่อนปิดงบหรือก่อนฤดูขาย แล้วเทียบกับรายงานคงเหลือและหาสาเหตุผลต่างจากเอกสาร

เชื่อมกับการขายและบัญชีอย่างไร

เมื่อขายสินค้าในระบบ เอกสารขายควรตัดสต็อกและสะท้อนต้นทุนไปรายงานกำไรขั้นต้น ฝั่งบัญชีแยกประเภทและงบการเงินจะเห็นภาพรวมธุรกิจ BC Account เป็นโปรแกรมบัญชีและคลังสินค้า ไม่มีหน้าจอ POS แคชเชียร์หรือลิ้นชักเก็บเงิน ร้านที่มีเคาน์เตอร์ขายให้บันทึกงานขายเป็นเอกสารขายในระบบ

เช็คลิสต์ตั้งค่ารอบแรก

1. สร้างสินค้า บาร์โค้ด และกลุ่มสินค้า
2. ตั้งคลังอย่างน้อยหนึ่งคลัง แยกเพิ่มเมื่อมีลานหรือสาขา
3. เข้าใจว่า BC Account คิดต้นทุนสินค้าแบบถัวเฉลี่ยเท่านั้น และตรวจให้ตรงนโยบายร้าน
4. บันทึกยอดยกมาหลังตรวจนับจริง
5. ทดลองขาย/รับ/เบิก/รับคืน แล้วตรวจรายงานคงเหลือและกำไรขั้นต้น

ตัวอย่างตามประเภทธุรกิจ

• ร้านวัสดุก่อสร้าง — เน้นหลายคลัง ลานเหล็ก คลังปูน และบิลเชื่อลูกค้า
• ร้านค้าปลีก — เน้นบาร์โค้ด ป้ายราคาชั้นวาง และราคาขายหลายระดับ
• ร้านปุ๋ย — เน้นหลายคลัง และต้นทุนถัวเฉลี่ย ส่วนล็อตและวันหมดอายุให้จดแยกนอกระบบ

นโยบายสต็อกที่เขียนสั้น ๆ ก็พอเริ่มได้

• ใครมีสิทธิ์รับของ ย้ายของ และแก้ยอดหลังตรวจนับ
• รอบตรวจนับสินค้า A / B / C
• ของเสีย ของแถม ของใช้ในร้าน ต้องมีเอกสารอะไร
• เมื่อไรที่ห้ามขายถ้าสต็อกไม่พอ

สัญญาณเตือนว่าสต็อกกับบัญชีเริ่มหลุด

กำไรขั้นต้นแกว่งผิดปกติ ของในรายงานมีแต่หาในคลังไม่เจอ ปิดงบแล้วต้องปรับยอดครั้งใหญ่ทุกเดือน หรือพนักงานบ่นว่าของในระบบติดลบ หากเจอสัญญาณเหล่านี้ ให้หยุดแก้ด้วยการแก้ชีตมือ แล้วกลับไปตรวจนับและไล่เอกสารรับ–เบิก–ขายย้อนหลัง

เรียงลำดับการเชื่อมระบบที่แนะนำ

1. ตั้งสินค้าและคลังให้เสถียร
2. เริ่มตัดสต็อกจากการขาย/รับของให้ครบทุกวัน
3. เปิดรายงานกำไรขั้นต้นเมื่อต้นทุนเชื่อถือได้
4. ค่อยขยายไปหลายคลัง บาร์โค้ด และป้ายราคาชั้นวาง

ร้านค้าปลีกที่ต้องการบาร์โค้ดคู่ป้ายราคา อ่านคู่กันที่ คุมสต็อกร้านค้าปลีกด้วยบาร์โค้ดและป้ายราคา

คำถามที่พบบ่อย

ต้องนับสต็อกทุกวันไหม

ไม่จำเป็น เริ่มจากสินค้าหมุนเร็วหรือมูลค่าสูง แล้วขยายเป็นรอบสัปดาห์/เดือน

ของแถมตัดสต็อกอย่างไร

กำหนดนโยบายร้านให้ชัดว่าของแถมต้องมีเอกสารอะไร แล้วทดลองเอกสารก่อนใช้จริง และปรึกษาผู้ทำบัญชีเรื่องต้นทุนของแถม

เห็นทั้งจำนวนและมูลค่าในรายงานได้ไหม

รายงานคงเหลือช่วยติดตามจำนวน ส่วนกำไรขั้นต้นช่วยดูมูลค่าและต้นทุนที่เกี่ยวกับการขาย