กลับไปบทความ

สต็อกกับบัญชีต้องเชื่อมกันอย่างไร สำหรับ SME ไทย

ถ้าสต็อกอยู่ในสมุดเล่มหนึ่ง และบัญชีอยู่ในอีกไฟล์หนึ่ง ร้านจะรู้แค่ว่าของหมด แต่ไม่รู้ว่ากำไรจริงเท่าไร บทความนี้สรุปวิธีเชื่อมงานคลังกับ โปรแกรมบัญชี ใน BC Account สำหรับ SME ไทย ทั้งร้านวัสดุ ค้าปลีก และร้านปุ๋ย

ทำไมสต็อกแยกจากบัญชีถึงอันตราย

• ยอดขายดูดี แต่กำไรหายเพราะต้นทุนไม่ทันอัปเดต
• ของหายหรือเบิกใช้เองโดยไม่ลงระบบ
• ปิดงบช้าเพราะต้องมานับและคำนวณท้ายเดือน
• สั่งซื้อเกินเพราะไม่เห็นความเคลื่อนไหวจริง

วงจรสต็อกใน BC Account

จากเมนูสินค้าคงคลัง มีทั้งข้อมูลหลักสินค้า บาร์โค้ด หน่วยนับ กลุ่ม ยี่ห้อ คลัง นำเข้าจากไฟล์ ใบขอเบิก ใบขอโอน ใบตรวจรับ รับ–เบิก–คืน–โอน ล็อต วันหมดอายุ ต้นทุน FIFO ตรวจนับ ปรับปรุงสต็อก/ต้นทุน สินค้าชุด และทะเบียนเลขเครื่อง

รับเข้า

รับจากซื้อสินค้าหรือรับแบบทยอยรับ พร้อมต้นทุนแฝงเมื่อมีค่าขนส่ง

ตัดออก

ตัดจากการขาย เบิกใช้ หรือโอนออก ทำให้รายงานความเคลื่อนไหวครบ

ตรวจนับ

ปรับยอดให้ตรงของจริงเป็นระยะ โดยเฉพาะก่อนปิดงบหรือก่อนฤดูขาย

เชื่อมกับการขายและบัญชีอย่างไร

เมื่อขายสินค้าในระบบ เอกสารขายควรตัดสต็อกและสะท้อนต้นทุนไปรายงานกำไรขั้นต้น ฝั่งบัญชีแยกประเภทและงบการเงินจะเห็นภาพรวมธุรกิจ ถ้าร้านมีเคาน์เตอร์ขาย ให้อ่านแนวทางที่ โปรแกรม POS ควบคู่กัน

เช็คลิสต์ตั้งค่ารอบแรก

1. สร้างสินค้า หน่วยนับ บาร์โค้ด และกลุ่มสินค้า
2. ตั้งคลังอย่างน้อยหนึ่งคลัง แยกเพิ่มเมื่อมีลานหรือสาขา
3. กำหนดวิธีต้นทุน เช่น FIFO ให้ตรงนโยบายร้าน
4. นำเข้ายอดยกมาหลังตรวจนับจริง
5. ทดลองขาย/รับ/โอน แล้วตรวจรายงานคงเหลือและกำไรขั้นต้น

ตัวอย่างตามประเภทธุรกิจ

• ร้านวัสดุก่อสร้าง — เน้นหลายหน่วยนับ หลายคลัง และการโอนไปลานส่งของ
• ร้านค้าปลีก — เน้นบาร์โค้ด ตัดสต็อกเร็ว และรายงานใกล้หมด
• ร้านปุ๋ย — เน้นล็อต วันหมดอายุ และต้นทุนตามล็อตซื้อ

นโยบายสต็อกที่เขียนสั้น ๆ ก็พอเริ่มได้

• ใครมีสิทธิ์รับของ โอนของ และปรับยอดตรวจนับ
• รอบตรวจนับสินค้า A / B / C
• ของเสีย ของแถม ของใช้ในร้าน ต้องมีเอกสารอะไร
• เมื่อไรที่ห้ามขายถ้าสต็อกไม่พอ

สัญญาณเตือนว่าสต็อกกับบัญชีเริ่มหลุด

กำไรขั้นต้นแกว่งผิดปกติ ของในรายงานมีแต่หาในคลังไม่เจอ ปิดงบแล้วต้องปรับยอดครั้งใหญ่ทุกเดือน หรือพนักงานบ่นว่าของในระบบติดลบ หากเจอสัญญาณเหล่านี้ ให้หยุดแก้ด้วยการแก้ชีตมือ แล้วกลับไปตรวจนับและไล่เอกสารรับ–ขาย–โอนย้อนหลัง

เรียงลำดับการเชื่อมระบบที่แนะนำ

1. ตั้งสินค้าและคลังให้เสถียร
2. เริ่มตัดสต็อกจากการขาย/รับของให้ครบทุกวัน
3. เปิดรายงานกำไรขั้นต้นเมื่อต้นทุนเชื่อถือได้
4. ค่อยขยายไปหลายคลัง ล็อต หรือสินค้าชุด

คำถามที่พบบ่อย

ต้องนับสต็อกทุกวันไหม

ไม่จำเป็น เริ่มจากสินค้าหมุนเร็วหรือมูลค่าสูง แล้วขยายเป็นรอบสัปดาห์/เดือน

ของแถมหรือโปรโมชั่นตัดสต็อกอย่างไร

ตั้งสินค้าและโปรโมชั่นให้ชัดในระบบ แล้วทดลองเอกสารขายก่อนใช้จริง

เห็นทั้งจำนวนและมูลค่าในรายงานได้ไหม

รายงานคงเหลือช่วยติดตามจำนวน ส่วนกำไรขั้นต้นช่วยดูมูลค่าและต้นทุนที่เกี่ยวกับการขาย